オンライン配信・ウェビナーの場所選びでよくある悩みとは？ 会場選びのポイント4つを解説

オンライン配信やウェビナーを開催する企業が増えています。自社の中に配信できる場所があり、機材なども準備できる場合は自社で行えば問題ありません。

しかし、オンライン配信をするときには適切な環境が必要なので、自社ではなかなか準備できないというケースもあるのではないでしょうか。

オンライン配信の会場選びにまつわる悩みをすっきり解決するためには、ポイントを知ったうえで、条件に合う場所を選択することが大切です。今回の内容を、自社にぴったりの会場を選ぶ際の参考にしていただければ幸いです。

オンライン配信・ウェビナーの場所選びでよくある悩みとは？

ここではまず、オンライン配信にはどのようなものがあるのかという種類を解説し、つづいてオンライン配信やウェビナーの会場選びでよく聞かれる悩みについて紹介します。

オンライン配信にはどんな種類があるの？

オンライン配信には、大きく分けて「ライブ配信」と「オンデマンド配信」の2種類があります。詳しくは以下の記事でも紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。
参考記事：動画配信とは？ 配信形式の種類と特徴・メリットを解説！ ライブ配信とリアルタイム配信の違いとは？

ライブ配信

ライブ配信とは、リアルタイムで撮影と配信を並行して行う方法です。配信者と視聴者がその場でつながれて臨場感があり、コミュニケーションも取ることができます。

オンデマンド配信

オンデマンド配信とは、あらかじめ撮影した動画を編集して配信する方法。ライブ配信した動画を録画して配信するのも、オンデマンド配信の一種です。

ライブ配信では、配信中に通信や機材などのトラブルが発生する可能性がありますが、オンデマンド配信では撮り直しや編集を行えるため、質の高い配信を行えます。また、繰り返し視聴することができるという点もメリットです。

さらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
参考記事：オンデマンド配信とはどういう意味？メリットや活用シーンを紹介

ハイブリッド型配信

ハイブリッド型配信は、上記の2つと同列ではありませんが、オフラインの会場に参加者が集まって開かれるセミナーやイベントなどをオンラインでも配信する方法。参加形式がオフラインとオンラインに分かれます。

登壇者がたくさんいる場合や参加者の様子を映したい場合など、配信側は画面の切り替えが大変で高度な技術が必要です。しかし、参加者にとっては参加方法の選択肢があるため、開催地が近くても遠くても参加しやすくなります。

オンライン配信・ウェビナーの場所選びでよくある2つの悩み

オンライン配信やウェビナーを行う場所を選ぶとき、配信者からよく聞かれる2つの悩みがあります。ここまでの内容を踏まえつつ、どんな悩みなのか見てみましょう。

1. 自社ではオンライン環境が準備できない

1つ目は、自社の環境についてです。自社で配信したくても、適切なインターネット回線や機材が用意できないなど、オンライン配信に必要な環境が整えられないという企業が見られます。

なお、オンライン配信に使用する機材にどんなものがあるのかは、以下の記事で解説しています。
参考記事：オンライン配信にはどんな機材が必要？マイクやカメラなど用意したいものを紹介

2. どんな会場をレンタルすればいいのかわからない

オンラインで配信を行う場合、自社に環境が整っていなければ、スタジオなどの会場をレンタルする方法があります。機材やインターネット環境が整っているだけでなく、プロのスタッフをつけてもらえる場合もあり、配信に慣れていなくても安心です。

しかし、オンライン配信の拠点を初めてレンタルする際に、どの程度の広さが必要でどんな機材をいくつ揃えなければならないのかなど、会場の選び方の基準がわからないという悩みも聞かれます。

そこで、次章ではオンライン配信やウェビナーにおける会場選びのコツをお伝えします。

目的に合った会場選びのポイント4つを解説

前章で取り上げたような悩みをもとに、ここからは目的に合ったオンライン配信会場選びのポイントを解説していきます。

1. ネット環境｜回線速度・安定性

まず確認したいのが、ウェビナーなどのオンライン配信に必要なインターネット環境が整っているかという点です。回線速度だけでなく、回線の安定性も重要になります。

また、回線は共有型と占有型があり、共有型ではいろいろな人が同時に接続する場合があるため、アクセスが集中すると配信時にトラブルが起こりやすいです。そのため、他のユーザーの影響を受けない占有型のほうが安心して使えます。

配信に必要な回線速度はどれくらい？

オンライン配信を行う際のインターネット回線は、特に上り（アップロード）の速度に注目しなければなりません。配信ツールを使用して配信する場合、5～6Mbpsを目安にしましょう。速度は変動するため、多めに余裕を見て常時25～30Mbps以上あると安心です。

なお、配信に必要な回線速度については、以下の記事も参考にしてみてください。
参考記事：YouTubeのライブ配信に必要な回線の速度とは？ ネット環境を選ぶポイントを解説

2. 機材・設備の充実度

オンライン配信には、機材や設備なども欠かせません。前述したページで配信に必要な機材や設備について詳しく紹介していますが、三脚・カメラ・マイク・照明・キャプチャーボードなどさまざまなものが必要です。

自社の配信内容なども考慮しつつ、最低限の機材や設備が整っている場所を選びましょう。

音響面や映り込む背景などもチェック

登壇者の声やBGMなどの音声をきちんと集音できるか、また、外の雑音や車・サイレンの音などが入らないかという音響面の確認も重要です。

さらに、登壇者の姿やスライド資料などの映像の背景にも目を向け、バックが画面に映り込んでも問題ないかなどの要素もチェックしましょう。

使用するツールによっては、ヴァーチャル背景を設定することが可能なほか、背景を合成する設備が整っている会場もあります。

配信サポートは受けられるか

オンライン配信の会場で、プロのスタッフによる配信サポート（機材の設定や操作など）が受けられるかどうかもチェックしましょう。自社に詳しい人がいればサポートは不要ですが、使い方がわからない・配信に慣れていないなどの場合はサポートがあると安心です。

3. 利用しやすさ｜料金・時間など

レンタルしたい会場が、料金や時間などの面で利用しやすいかどうかも重要なポイントです。

料金プラン｜オプションもチェック

会場の利用料金は場所によってさまざまで、いくつかのプランが用意されている場合もあります。利用しやすい料金プランかどうかを確認しましょう。オプションがある場合は、オプション料金もチェックすることが大切です。

なお、オンライン配信に必要な費用の目安は、以下の記事でお伝えしています。
参考記事：オンライン配信に掛かる費用はどれくらい？｜外注の相場と押さえておきたいポイントを紹介

利用時間｜固定・1時間単位など

利用できる時間は、2～3時間単位で固定されている会場や1時間単位で決められる会場があります。利用可能な時間帯やトータルコストを考えながら、自社がより利用しやすい時間を選べる会場にしましょう。

広さ｜目的・配信の種類に対応

オンライン配信を行う際、ライブ配信とハイブリッド配信では必要な広さが違います。広さの異なるいくつかの部屋が用意されているところもあるので、希望する収容人数に対応する部屋があるかを確認しましょう。

利便性｜アクセス・搬入搬出

会場がアクセスしやすい場所にあるかどうかや、持ち込みした機材・道具などの搬出入が楽にできるかなどの利便性もチェックすることが大切です。

状況によっては、外部講師に会場まで来てもらうこともあるかもしれません。その場合、講師が来やすい場所であることも重要です。

電車やバスなどの公共交通機関で来るなら最寄りの駅・バス停から近い、車で来るなら会場の敷地内や近隣に駐車場がある、などが条件になるでしょう。

4. 参加者の利用しやすさ｜ハイブリッド型の場合

ハイブリッド型配信の場合は、オフライン開催と同じく参加者の利用しやすさもチェックする必要があります。前述したアクセスのしやすさのほか、受講環境も確認しておきましょう。

具体的には、空調設備が整っている（正常に利用できる）か、外部の騒音などがないか、同日同時間帯に他のイベントが重なっていないか、自動販売機や喫煙コーナーが設けられているかなどです。

周囲にセミナー・イベントの前後や休憩時間に立ち寄れるようなコンビニエンスストアやカフェなどがあると、さらによいでしょう。

配信方法や目的に合った会場を選ぼう！

今回は、オンライン配信やウェビナーを開催する際、自社には適した場所がなく、会場をレンタルするにしてもどうやって選べばいいのかわからない、という悩みを持つ企業のために、会場の選び方を紹介しました。

大きく分けて4つのポイントがあり、会場によって特徴が異なるため、配信方法や目的に合った会場を選びましょう。

KOUTENはYouTubeやZoomなどのライブ配信にも対応しており、必要機材や環境を備えたスタジオです。

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