オンラインイベントとは？ どんな種類があるの？｜6つのメリットと押さえておきたい2つの注意点

コロナ禍においてオンラインイベントの需要が高まっており、オンラインイベントを行う企業も増えています。

そこで、オンラインイベントとはどのようなイベントなのか、概要や種類を解説します。さらに、メリットや注意点もお伝えするので、開催時の参考としてチェックしてみてください。

オンラインイベントとは？

オンラインイベントとは、インターネットを通じて配信されるイベントのことをいいます。会場までわざわざ足を運ばなくてもWeb上でつながれるため、遠くにいても参加できるという点が特徴です。

なぜ？ オンラインイベントが必要とされる背景とは

オンラインイベントが必要とされるようになったきっかけは、新型コロナウイルスの世界的な流行です。感染対策のため、1つの場所に大勢の人が集まるイベントの開催が難しくなったことから、オンラインでイベントが開かれる機会が増えました。

オンラインイベントは非対面・非接触のため、「3密」（密閉・密集・密接）を避けるという感染症対策下でも実施可能な点が大きなメリットです。

今後はオフラインとオンラインを融合させた、ハイブリッド形式でのイベント開催も増えていくと見込まれています。

オンラインイベントにはどんな種類があるの？

オンラインイベントの概要がわかったところで、ここでは、オンラインイベントの種類について紹介します。大きく分けて、BtoBとBtoCの2種類です。

1. BtoBのイベント｜ウェビナー・講演会など

BtoBのオンラインイベントとは、企業向けに行われるビジネス系イベントです。どのようなものがあるかというと、オンラインセミナー（ウェビナー）・講演会・企業説明会・カンファレンス・株主総会・商品説明会・展示会など多岐にわたります。

営業やマーケティングの一環として、定期的に開催している企業もあります。

2. BtoCのイベント｜ライブ・スポーツイベントなど

BtoCのオンラインイベントとは、個人の消費者向けに開かれるイベントです。エンターテインメント系の催しが多い傾向があります。

具体的には、音楽やお笑いのライブ・コンサート・スポーツイベント・オンライン交流会・演劇・エクササイズ・オンライン講座などです。一般人向けのセミナーなども開催されています。

オンラインイベントを開催する6つのメリットとは？

オンラインイベントは多様なシーンで活用されていることがわかりました。次に、オンラインイベントを開催するメリットについて紹介します。

なお、以下の記事でさらに詳しくお伝えしているので、気になる方はぜひご覧ください。
参考記事：オンラインイベントとオフラインイベントの違いとは？ オンライン開催のメリット・デメリットを解説

1. 集客範囲が広い｜全国・海外

オンラインイベントはインターネットがあれば参加できるため、オフラインでは来場することが難しかった地域の相手もターゲットにすることが可能です。

日本全国、はては海外在住者に対しても告知・集客することができ、これまで以上に多くの参加者を得られる可能性があります。

違う客層にもアプローチできる

オンラインイベントは集客もオンラインで行うため、場所や人数に制限がなく、これまでとは違う客層にもアプローチが行えます。幅広いターゲットにアピールして、より多くの参加者を獲得することを目指しましょう。

2. 開催費用が抑えられる

オンラインイベントは、オフラインでイベントを開催する場合に比べて費用も抑えやすいです。会場のレンタル代や設営・装飾費、スタッフの人件費、会場までの交通費などを削減できます。

ただし、イベントの配信を一から自社で行う場合は、機材を揃えるための初期費用などがかかります。継続的にイベントを開催するようであれば、揃えるのもよいかもしれません。

必要な機材の詳細などは、以下の2記事でチェックしてみてください。
参考記事：オンライン配信にはどんな機材が必要？マイクやカメラなど用意したいものを紹介
参考記事：オンライン配信スタジオとは？ 利用するメリットと選び方を解説｜自社でスタジオを準備するには

運営も少ないスタッフで行える

オフラインでイベントを開催するとなると、設営・受付・案内・警備など、多数の人手が必要になる場合が多いです。

一方、オフラインに比べるとオンラインでのイベント運営は少人数で行えることが多いため、多くの人員を確保したり人件費をたくさん払ったりする必要もありません。

3. 天候や状況に左右されにくい

オフラインのイベントは、大雨や台風などの天候や、交通機関の遅延・トラブルなどの影響を受けやすいという一面があります。また、ソーシャルディスタンスを保つ・密を避けるといった感染症対策も必要です。

オンラインであれば、そのような状況やアクシデントに左右されにくいため、主催者にとって開催しやすく、参加者も参加しやすいといえます。

4. 大人数のイベントが開催しやすい

オフラインでは収容人数を考慮して大きな会場が必要になる大規模なイベントも、オンラインでは低コストかつ手軽に開催しやすいです。また、会場のキャパシティを考慮する必要もないため、大人数のイベントを比較的気軽に行うことができます。

5. リアルタイムでコミュニケーションが取れる

イベントの配信ツールに備わっているコメント機能やチャット機能を利用して、リアルタイムで参加者の意見を聞けるというメリットもあります。文字情報のためオフラインよりも発言しやすく、双方向のコミュニケーションがスムーズに取れる点が魅力です。

6. 参加者のデータが収集できる

オンラインイベントでは参加者の性別や年代などのデータ収集ができるほか、他のツールと連携すれば、さらに多くの情報を取得して管理することができます。比較的簡単にデータを取得でき、分析しやすく活用しやすいという点もメリットです。

収集・分析したデータは、参加者へのフォローや次のイベント開催に活かせます。

オンラインイベントを企画する前に知っておきたい2つの注意点

前章のようにメリットの多いオンラインイベントですが、注意したい点もあります。以下で具体例と対策を詳しく説明します。

1. 参加者の通信環境やITスキルが影響しやすい

オンラインイベントはメリット1でお伝えしたようにどこからでも参加できる反面、参加者側の通信環境やITスキルが壁になってしまい、参加できなかったり満足度が落ちたりする可能性があります。

対策としては、どのような環境が必要であるか（推奨環境）を前もって周知徹底しておくことや、オンライン配信の視聴に慣れていない参加者でも操作しやすいツールを選ぶことなどが必要です。

通信トラブルのリスクがある

また、主催者側にとっても通信トラブルのリスクがないとは言い切れません。イベントの参加者が増えれば増えるほど、通信への負荷がかかるため、音声や映像に関する問題が起こりやすくなります。

トラブルを想定し、あらかじめ対策を取っておくことや、リハーサルを入念に行って配信チェックをし、万が一のアクシデントに備えて人員配備をすることなどが大切です。

2. 参加者が途中で離脱する可能性がある

特に無料イベントの場合、参加者はオフラインに比べて途中でも抜けやすいため、イベントの最中に離脱されてしまう可能性があります。

長時間画面の前にいても、楽しめる・興味を引けるような演出を行い、なるべく参加者を飽きさせないように工夫することが求められます。

一体感が味わいにくい

簡単に離脱される理由として、リアルで対面できるオフラインイベントに比べて一体感や盛り上がった雰囲気を味わいにくい点が挙げられます。

リアルタイムでなるべくコミュニケーションを取るために、参加者から寄せられたコメントを取り上げたり質問に答えたりという対策が必要です。

オンラインイベントの流れを紹介

前章までの内容をふまえたうえで、ここからは、オンラインイベントの開催の流れを解説していきましょう。

1. イベントの目的・ゴールを決める

はじめに、イベントの目的やターゲット・ゴールを決めて企画を練ります。設定したターゲットが興味を持ちそうな、おもしろい内容にすることが大切です。参加者の心を揺さぶり、感情を高められるような企画を立案しましょう。

企画についての詳細は、以下の記事でご覧ください。
参考記事：オンラインイベントを企画しよう！ 面白いアイデアを形にする方法と成功のコツ

2. 出演者を選定・交渉する

1で決定した企画に合わせ、出演者を決めて出演交渉を行います。出演者が誰なのかによってイベントに参加するかどうかを判断するターゲットもいるため、集客力のある出演者を選ぶなど、慎重に決めましょう。

3. イベント配信に必要なツール・機材などを準備する

つづいて、オンラインイベントの配信に必要なツールや機材などを準備します。

注意点1にあるように、参加者が簡単に操作できて使いやすいツールを選ぶことが大切です。また、機材を購入・レンタルする場合は早めに手配しましょう。

開催日までのスケジュールを確認し、逆算して細かい部分の内容も詰めていかなければなりません。

4. 集客を行う

イベントの実施を告知し、集客を行います。自社サイト・SNSなどを利用するほか、有料で広告を出稿するなどの方法もあるため、さまざまな方法でターゲットにアプローチしましょう。

なお、オンラインイベントの集客方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
参考記事：オンラインイベントとは？効果的な集客を行うポイントや主な集客方法について紹介

5. リハーサル・配信テストを行う

本番の前に、リハーサルや配信テストを入念に行います。通信トラブル対策が万全であるかを確かめておくことが大切です。

6. 本番｜コミュニケーションを忘れずに

いよいよイベントの本番です。注意点2で解説した内容を参考に、飽きさせない工夫やコミュニケーションなどを行い、参加者に最後まで楽しんでもらいましょう。

7. 参加者のデータ分析を行う

イベント後はメリット6にある参加者のデータ分析をしっかり行い、改善点を洗い出します。参加者へのフォローや次回の実施、集客の材料として役立てることが大切です。

スムーズなオンラインイベント開催に向けて準備しよう！

オンラインイベントは比較的低予算で開催でき、居住地を問わず多くの人に参加してもらえるというメリットがあります。念入りに企画や準備をし、スムーズで満足度の高いイベントを目指しましょう。

KOUTENはZoomやYouTubeなどの生配信にも対応しているので、オンラインイベントを開催するにもおすすめです。イベントを企画したいとお考えなら、ぜひお気軽にご相談ください。