オンラインイベントとオフラインイベントの違いとは？ オンライン開催のメリット・デメリットを解説

オンラインでイベントを開催する企業が増えています。自社内で開催を検討しているところもあるのではないでしょうか。せっかく開催するなら、盛況なイベントを行いたいものです。

今回は、オンラインイベントのメリットとデメリットをオフライン時と比較しながら解説します。デメリットへの対処法もお伝えするので、開催の参考にしていただければ幸いです。

オンラインイベントとは？ オフラインイベントとどこが違うの？

オンラインイベントとは、オンラインで配信されるイベントのことです。参加者は、インターネットに接続されたスマートフォンやPCなどのデバイスから視聴することができます。詳しくは以下の記事で解説しているので、興味のある方はご覧ください。
参考記事：オンラインイベントとは？ どんな種類があるの？｜6つのメリットと押さえておきたい2つの注意点

以下では、従来一般的に行われていたオフラインイベントとの違いや、オンラインイベントの具体例について紹介します。

オフラインイベントとの違いとは

コロナ禍以前は、人々が会場に集まって開かれるオフラインイベントが主流でした。しかし、感染拡大の懸念から実際の対面や接触を避ける必要性が出てきたことから、オンライン開催に切り替える主催者が増えていったのです。

つまり、一番の違いはリアルの環境で1カ所に人が集まって顔を合わせるか、おのおのが好きな場所からインターネットでつながるかという点です。

オンラインイベントにはどんな種類があるの？

オンラインイベントには、BtoCとBtoBの2つの種類があります。BtoCとは一般消費者を対象にしたイベントで、BtoBとは企業を対象にしたイベントです。それぞれのイベントの具体例を紹介します。

BtoC向けイベント

BtoC向けイベントには、エンターテインメント関連や趣味に関連するものなどがあります。

【例】

• お笑いライブ
• コンサート
• ヴァーチャル旅行
• スポーツイベント
• 習い事の講座

BtoB向けイベント

BtoB向けイベントは、営業やマーケティングの一環として利用されることが多いです。

【例】

• 講演会・ビジネスセミナー
• 商品発表会
• 商談会
• 決算説明会
• シンポジウム・学会

オンライン開催の8つのメリットとは？

ここまでは、オンラインイベントの概要について見てきました。つづいては、オンラインイベントを開催するメリットについて解説します。

1. コストを抑えられる｜会場設営費・人件費

オンラインでイベントを開催する場合、会場のレンタル費や設営費、大勢のスタッフに支払う人件費などのコストが抑えられます。

オフラインで参加者が集まる場合・ゲストや講師を招く場合には、交通費や宿泊費も必要でしたが、オンラインであればそのような費用もかかりません。

ただし、自社でイベント配信を行う場合は、機材の購入などの初期費用が必要になる場合があります。

配信で必要な機材については以下の記事で、
参考記事：オンライン配信にはどんな機材が必要？マイクやカメラなど用意したいものを紹介

また、配信のためにスタジオを利用する場合については以下の記事で解説しています。
参考記事：オンライン配信スタジオとは？ 利用するメリットと選び方を解説｜自社でスタジオを準備するには

2. 全国・海外から参加できる

オンラインイベントの場合、オフラインでは参加が難しかった遠方の方も参加できる、という点も大きなメリットです。

オフラインで開催する場合でも、大都市では多くの参加者を見込めますが、地方では集客が困難という側面がありました。しかし、オンラインであれば住む場所を問わず参加者を募集できるので、日本全国はもちろん、海外に住む人もターゲットに含められます。

その結果、これまでアプローチできなかった層にも参加してもらえる可能性が生まれ、新たなビジネスチャンスにも期待できるのです。

3. 準備の手間が少なめ

オフラインでイベントを開催するときは、会場の設営や当日の受付案内、終了後の撤収作業など準備から片付けまで手間がかかり、多くの人手も必要です。オンラインの場合はそのような手間が少なく、比較的楽に開催できます。

4. 大人数での開催もしやすい

オフラインのイベント時には、会場の収容人数を考えながら集客することも必要でした。しかし、オンライン開催であれば、オフラインでは難しかった大人数での開催も行いやすいです。

ターゲットも会場に移動する時間や手間を考えなくて済むため、気軽に参加しやすく、参加者の増加を見込めます。

5. 天候や状況に左右されにくい

オンライン開催の場合、台風・大雨などの悪天候や感染症の流行状況などにも影響されにくいです。また、渋滞や交通機関の乱れなどによる遅刻や欠席の心配もありません。

6. 参加者が意見を届けやすい

参加者が質問や意見を伝えたいときには、文字チャットやコメント欄などの機能が使えます。オフラインでは気になりがちな周囲の目を気にせずに意見を出せるという点は、大勢の前で発言するのが苦手な方にとって大きなメリットです。

7. さまざまな層にアプローチできる

オンラインイベントは集客もインターネット上で広く行うので、これまでとは違う層の潜在客にもアプローチすることができます。新たな客層を取り込むことによって、サービスの拡大などを目指すことが可能です。

8. 参加者のデータを集めやすい｜効果検証しやすい

オンラインイベントを開催するツールによっては、参加者のさまざまなデータを取得できるものがあります。性別や地域などの属性、視聴された時間や回数などのデータを得られるので、分析して効果測定を行うことが可能です。

オンライン開催の5つのデメリット・注意点と対処法とは？

前章のようにメリットの多いオンラインイベントですが、気をつけておきたい点もあります。そこで、ここからはオンラインイベントのデメリットと対処法をあわせて解説していきます。

1. 参加者の通信環境やITスキルを必要とする

オンラインイベントは、どこからでも参加できる代わりに、安定した通信環境やITスキルが必要という問題があります。Wi-Fiの電波状況がよくない場所では映像や音声に乱れが生じる、配信ツールを使いこなせずイベントを楽しめないなどの可能性があるのです。

そのため、適切なインターネット環境で視聴することを事前に周知する、配信中のトラブルをサポートする体制を整えるなどの対応が求められます。

操作が簡単なツール・プラットフォームを利用しよう

まず、なるべく操作が簡単なツールやプラットフォームを利用して開催することが大切です。その一方、主催者側としては、参加者のデータ取得・分析が可能なツールやプラットフォームかどうかもチェックしておくとよいでしょう。

必要な動作環境をあらかじめ告知しておこう

どの程度の通信環境が必要なのか、推奨する動作環境やブラウザを前もってきちんと告知しておくことも重要です。

2. 通信トラブルが起きる可能性がある

オンラインでのイベント開催では、音声や映像など通信トラブルが起きる可能性があります。参加者に適切な環境について周知すると同時に、主催者側も通信環境を整えておき、できる限り配信中にトラブルが発生しないように備えましょう。

また、事前に配信テストを行って、イベント進行の流れや映像・音声などのチェックを行うことも大切です。

予備の機材を準備しておこう

配信中の不慮の機材トラブルへの備えとしては、予備の機材を準備しておくことがおすすめです。万が一トラブルが起きても、すぐにフォローできるようにします。

入念なリハーサルを行おう

リハーサルを念入りに行い、音声や映像が問題なく流れるかも確認しておきましょう。不具合がないかどうかのチェックと、不測の事態を想定したサポート体制を整えることが大切です。

3. 参加者が離脱する可能性が高め

オフラインイベントに比べて、オンラインでは気軽に参加できる一方、簡単に離脱できるという側面もあります。思っていた内容と違った、途中で飽きた、などで退出されてしまう可能性があるので、進行には工夫が必要です。

メリハリのある進行を心がけよう

参加者を飽きさせないために、イベントのタイムスケジュールを組むことと、単調に進めるのではなく、合間に休憩なども取り入れながらメリハリのある進行を行うことも大切です。そのためには、司会を置いてイベントの盛り上がりを演出しましょう。

なお、司会者の役割や上手な進行方法については、以下の記事で詳しくお伝えしています。台本の例文も掲載しているので、ぜひご覧ください。
参考記事：オンラインセミナーにおける司会の役割とは？ 司会進行の流れを台本の例文つきで紹介

魅力的な企画を練ろう

参加者を楽しませるための工夫を取り込んだ企画にすることも重要です。表示画面のデザインに凝る、オンラインならではの仕掛けを考える、投票機能を使って積極的に参加してもらうなど、おもしろいと感じてもらえるようなアイデアを盛り込みましょう。

オンラインイベントで上手に企画を作成するコツについては、以下の記事をチェックしてみてください。
参考記事：オンラインイベントを企画しよう！ 面白いアイデアを形にする方法と成功のコツ

4. 集客手段に制限がある

オンラインでイベントを開催する場合、集客もオンラインが中心になります。オフラインのようにリアル会場に集まるわけではないので、開催当日に会場近くで呼び込みをするなどの集客もできません。

オンラインツールを使って集客しよう

オンラインイベントの集客は、オンラインツールを駆使して行います。自社の公式サイトやSNS、メルマガなどのほか、さまざまなイベント情報を取り扱うポータルサイトも活用してみましょう。

なお、詳しい集客方法は、以下の記事にも掲載しています。参考にしてみてください。
参考記事：オンラインイベントとは？効果的な集客を行うポイントや主な集客方法について紹介

5. 参加者と交流しにくい

オンラインイベントはオフライン開催に比べて双方向での交流がしづらく、会場の熱気や盛り上がりのような雰囲気も作りづらいため、一体感を得られにくいという面もあります。

オフラインであれば、偶然その場に居合わせた参加者同士が意気投合して楽しむ、というシチュエーションも見込めますが、オンラインではそうはいきません。その結果、3のような途中離脱につながる可能性もあります。

そこで、主催者側としては、意図的に参加者のコミュニケーションの場を設けることが重要です。

参加者同士の交流にはグルーピングを利用しよう

参加者同士の交流が目的の場合は、配信ツールのグルーピング機能を利用して、参加者をグループ分けする方法があります。参加者の情報をもとにマッチングやグループ分けができる方法もあり、相性のよさそうな参加者同士で交流を図ってもらうことが可能です。

チャットを活用しよう

チャットやコメントの機能を利用して、参加者の意見に反応したり質問を取り上げたりと、積極的にコミュニケーションを取ることも大切です。

メリットと注意点を押さえてオンラインイベントを成功させよう！

オンラインイベントは、インターネット環境があればどこからでも気軽に参加でき、主催者にとってもコストを抑えられるというメリットがあります。注意したい点もありますが、適切な対策を取りながらイベントを成功させましょう。

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