Zoomでオンラインイベントを開催する流れと基本的な使い方とは？

オンラインイベントの開催によく用いられるツールに「Zoom」があります。Zoomとはどのようなツールなのか、特徴を学びましょう。

さらに、Zoomでオンラインイベントを行うメリットを紹介し、実際にZoomを使ってオンラインイベントを行う場合の流れやコツもお伝えします。オンラインイベントの開催を検討しているなら、Zoomを選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。

Zoomとは？有料プランと無料プランはどう違う？

Zoomとは、複数人が参加できる会議・セミナー・イベントなどのオンライン配信を行えるツールです。世界中で使われており、知名度の高いサービスです。

スマートフォン・タブレット端末・PCのようなマルチデバイスに対応しており、iOS・Android・Windowsなど幅広いOSで利用できます。参加者は、開催用のURLをクリックするだけでアクセスできる点も便利です。

無料で使えるプランもありますが、使用範囲が限られています。オンラインイベントやウェビナーなど、参加人数や利用できる機能を増やしたい場合は有料プランの契約が必要です。

Zoomミーティングとは

Zoomミーティングとは、Zoomで提供されているサービスのひとつです。会議に特化しており、参加者全員が顔出し・音声発言・画面共有をすることができます。同じ場所に集まることなく、実際に対面しているかのようなリアルな環境で利用できる点がメリットです。

Zoomミーティングで開催するオンラインイベント

Zoomミーティングを使って行えるオンラインイベントとしては、少人数のものがおすすめです。

無料では100人まで、有料のアドオンを導入することによって最大1,000人まで参加できますが、大人数で一度に話すと収拾がつかなくなるほか、通信量も大きくなり、回線が乱れる恐れがあるためです。

ただし、ミーティングの便利な機能として、少人数ごとにグループ分けをして小規模セッションを行える「ブレイクアウトルーム」というものがあります。同じイベントに参加している人同士が密な交流を行えるため、状況に応じて活用してみてください。

Zoomウェビナーとは

Zoomウェビナーは、オンラインセミナー（ウェビナー）に特化した機能を豊富に搭載しているサービスです。参加者は自動的に視聴モードになるため、カメラやマイクはオフになっており、自分で切り替えることもできません。

参加者がコミュニケーションを取りたいときは、文字チャットやQ&A機能を使えるほか、ホスト（主催者）やパネリスト（登壇者）の操作によって一時的に音声を発することができます。

ライセンスによって最大50,000人まで参加者を増やすことができるので、大規模なセミナーやイベントにおすすめです。

Zoomウェビナーで開催するオンラインイベント

Zoomウェビナーは、登壇者の発言を参加者が聴くという形式のものです。オンラインイベントで利用する場合は、参加者同士の交流の必要がないものやレクチャー式の講座などに向いています。

Zoomでオンラインイベントを開催するメリット

つづいては、Zoomでオンラインイベントを開催するメリットを紹介します。

低コストで開催できる

通常のオフラインイベントでは、会場の使用料や装飾費用、移動の交通費など準備や実施に多くの費用がかかります。しかし、オンラインであれば会場費などがかからないため、コストが抑えられるのです。

Zoomで開催するオンラインイベントであれば、Zoomの利用料金とインターネット代程度で済むため、大幅なコストカットにつながる可能性があります。

多くの参加者を集めやすい

オフラインイベントの場合、遠くの会場で開催されるときは移動時間や交通費などがかかり、集客しづらい部分があります。

一方、オンラインイベントでは、インターネットを利用できる環境があれば会場への移動の必要もないため、地方や海外に住んでいても参加できる点もメリットです。体の不自由な方やインドアの方なども参加しやすく、世界中から参加者を募ることができます。

会場を手配する必要がない分、スケジュールや参加人数も柔軟に設定できるため、より多くの参加者を獲得できることが期待されます。

Zoomならではの機能が使える

Zoomには、いろいろな機能が備わっています。オンラインイベントの内容を録画・保存する（アーカイブ）、ヴァーチャル背景を設定してイベントに合わせた演出を行う、外部サービスと連携して同時配信する、など使える機能が多彩です。

Zoomの便利な機能を積極的に使いこなして、通常のイベントではできないことを実現しましょう。

Zoomでオンラインイベントを開催するときの注意点

メリットの多いZoomですが、オンラインイベントを開催するときには気をつけたい点もあります。どのようなところなのか、注意点をお伝えします。

回線が安定しないことがある

プランによっては多くの参加者を集めることができるZoom。ただし、Zoomに限らずオンラインツール全般にいえることですが、人の出入りが多い場合や画面共有をしている場合など、回線が不安定になることがあります。

具体的には、映像が止まったり、音声が途切れ途切れになったりという現象です。

安定した配信を行うためには、主催者側の通信環境を良好に保つのはもちろんのこと、参加者にも回線が安定した環境から接続してもらうよう呼びかけることが大切です。

ツールの使い方に慣れる必要がある

Zoomでオンラインイベントを開く場合の準備として、Zoomの使い方を勉強してマスターしておくことが必要です。

自分たちが主催者側としての操作に慣れるのはもちろん、イベント中、Zoomの使い方がわからない参加者をサポートできるようになっておかなければなりません。

また、前述の通りインターネット環境をしっかり整備しておくことや、たくさんの参加者を集めるためのノウハウ・知識を身につけるなど、通常のイベントとは違う準備が必要になることも頭に入れておきましょう。

参加者とのコミュニケーションが難しい

Zoomに限らず、オンライン配信では複数人でしゃべると会話が聞き取りにくくなるため、同時に何人もの人が音声でコミュニケーションを取るのが難しいという側面があります。

また、参加者のカメラやマイクがオフになっているとリアクションを感じづらいこと、画面の切り替えが頻繁にできず画面表示が単調になることなどから、イベント中に参加者の集中力が途切れやすくなります。その結果、離脱されてしまう可能性もあるのです。

参加者からの反応が欲しい場合は、積極的にチャット機能やリアクション機能を使ってもらうよう、イベントの開始時や途中に促すのもおすすめです。

Zoomでオンラインイベントを開催する流れ

それでは、実際にZoomでオンラインイベントを開催する流れを見ていきましょう。なお、開催の前に、先述した特徴をもとにZoomミーティングとZoomウェビナーのどちらを使うか決めておくことが必要です。

また、Zoomのアカウントを取得し、必要に応じて有料プラン・ライセンスの契約と決済も済ませておきましょう。

Zoomミーティングの場合

Zoomミーティングを使ってオンラインイベントを開催するときは、まず、Zoomにログインして「スケジュール」というボタンから利用の予約を行います。イベントのタイトルや開催日時など詳細を予定に入れていきましょう。

セキュリティの設定では、参加者がアクセスする際に「待機室」に入ってもらって承認制にするか、パスワードを決めておくかを選ぶことができます。任意の方法を選びましょう。

保存してイベント開催の枠を確保できたら、「招待状をコピー」というボタンで内容をコピーし、メールやSNSなどで招待客（参加者）に配布して周知します。

Zoomウェビナーの場合

つづいては、Zoomウェビナーを使ってオンラインイベントを開催する流れです。基本的にはミーティングの場合と同じですが、特に気をつけたい設定について、以下で項目分けして説明します。

トピック・説明の設定

トピックは、イベントのタイトルに当たる部分です。イベントの目玉となる内容や推しポイント（ゲストが有名人の場合は名前など）、無料開催の場合は「無料」を明記するなど、端的にまとめましょう。説明の欄には、イベントの概要や主催者の情報を記載します。

登録を必須にする

「登録」の項目は、必須にすることがおすすめです。参加者の登録を不要にした場合、URLさえ知っていれば誰でも彼でも参加できるようになります。オープンなイベントでも、ある程度参加者を把握するために、登録必須にしておいたほうが無難です。

質疑応答の設定

参加者からの質問を受け付けたい場合は、参加者がホストやパネリストに対して質問を送れる「質疑応答」（Q&A）の項目をオンにしておきましょう。ウェビナーでのみ利用できるQ&A機能では、1つずつの質問に回答タブが表示され、チャットよりも見やすいです。

イベントの合間や最後に、寄せられた質問に対して音声で回答する方法もあります。また、不要な質問は「却下」にして非表示にすることも可能です。

投票/アンケートの設定

Zoomでは、ミーティングでもウェビナーでも投票機能やアンケート機能を利用することができます。使用したい場合は事前に設定しておきましょう。

投票では、前もって作成しておいた質問と回答項目をもとに、イベント中に参加者に回答してもらい、回答データを集めることができます。より遊び心を取り入れたいなら、クイズ形式で行うことも可能です。

アンケートは、イベント終了後に画面に自動で表示される、もしくは終了後のフォローメールなどにURLを記載することができます。結果のレポートをダウンロードし、データを分析することも可能です。

ウェビナーパスコードの設定

セキュリティの観点から、Zoomウェビナーでのイベントに参加する際に必要なパスコード（パスワード）の設定をすることができます。設定しておくと、イベントのURLを知っていても、パスコードを知らなければイベントに参加することができません。

パスコードを設定した際は、参加者に周知することを忘れないようにしましょう。

Zoomでオンラインイベントを行うときのポイント

開催の流れをつかんだところで、次に、Zoomでオンラインイベントを行うときのコツを紹介します。

必要な機材を揃えよう

オンラインイベントの開催に最低限必要な機材としては、PC・マイク・カメラがあります。マイクやカメラはPCに内蔵されていることもありますが、音質や画質によっては別途用意したほうがよいでしょう。

音声や映像のクオリティは、イベントのクオリティにも影響します。

プログラムやスケジュールを決めよう

イベント開催時には、あらかじめオンラインイベントのプログラムやタイムスケジュールを用意して、当日の流れを把握しておくことも大切です。

だいたいの予定を決めておかないと進行がうまくいかず、参加者に混乱や不安を与えたり、時間が余ったり、オーバーしたりする可能性があります。

開始時間は開場時間を含めて設定しよう

Zoomでスケジュールを組む際、イベントの開始時間は、準備や参加者が集まるための時間も考えたうえで早めに設定しましょう。参加者が入室できるのは開始時間になってからなので、開演時刻と同じではなく15分くらい前に設定しておくのがおすすめです。

実践セッションを設定して予行演習をしておこう

実践セッション（練習セッション）とは、Zoomの動作確認やイベントのリハーサルを行える機能のこと。Zoomウェビナーにのみ与えられた機能で、ホストとパネリストが参加できる非公開の内容です。

イベントのスケジュールを設定するときに練習セッションを「有効」にしておき、事前リハーサルを行って、進行に問題がないかチェックしましょう。

リマインドメールを設定しよう

Zoomミーティングやウェビナーでは、リマインドメールを設定することができます。参加率の低下を防ぐ工夫として、リマインドメールを送ることは有効です。

メールのテンプレートを作って設定しておけば、参加者やパネリストにイベントの開催を忘れさせないよう、段階を追って1週間前・前日・1時間前に自動で送信されます。

ウェビナーテンプレートを活用しよう

イベントの設定内容を「ウェビナーテンプレート」として保存することも可能です。定期的に行うイベントや次回以降に類似のイベントを行う場合など、テンプレートを保存しておくと、次からの開催がスムーズになります。

オンデマンド設定をONにして録画したイベントを見てもらおう

録画したオンラインイベントは、オンデマンド設定をONにして録画（レコーディング）して後日配信することで、見てもらえる機会が増えます。イベントに途中出席した人やイベント当日にリアルタイムで参加できなかった人も見ることができるため、便利です。

オンラインイベントの開催には配信スタジオを活用しよう

自社で機材や配信スペースを準備するのが難しいときは、配信スタジオをレンタルする方法もあります。オンライン配信に必要な環境が一通りそろっているため、一から機材を揃える費用も抑えられます。

KOUTENは、A・B・Cの3パターンの空間を提供しているオンライン配信スタジオです。それぞれ異なった雰囲気を持っており、イベントの内容にあわせてお選びいただけます。

利用料金は、会場費用・機材・スタッフ・控室がセットになって1時間44,000円（税込み）の一律かつ低価格です。オンラインイベントの開催が初めてという企業も、専属スタッフが丁寧にサポートします。

Zoomを活用してオンラインイベントを開催しよう

Zoomでオンラインイベントを開催することは、コストが抑えられる、多くの人に参加してもらえる可能性があるなどのメリットがあります。開催の流れやポイントも紹介したので、Zoomを活用してオンラインイベントを開催しましょう。

前章で紹介したKOUTENでは、Zoomを活用したオンラインイベントの配信も可能です。イベントを企画している企業は、ぜひお気軽にご相談ください。