オンライン配信で社内イベントを行うメリット・デメリットは？気をつけたいポイントを解説

直接会場に集まって催しを開くことが難しい時代が訪れたことにより、企業でもさまざまなイベントがオンライン配信されるようになってきました。社内イベントをオンライン化することには、多くのメリットがあります。

そこで、今回は、オンライン配信で社内イベントを開催するメリットやポイントなどを詳しく解説していきます。今後の業務に役立てていただければ幸いです。

そもそもオンライン配信とは？

そもそもオンライン配信とは、インターネットを通して動画を配信することです。配信形式には大きく分けて「ライブ配信」と「オンデマンド配信」2つのパターンがあります。

ライブ配信（生配信/リアルタイム配信）は、リアルタイムで撮影しながら配信を行う方法で、臨場感があり、その場でコミュニケーションを取れる点が特徴です。

一方のオンデマンド配信は、前もって録画しておいた動画を配信する方法で、好きなときに視聴できる・繰り返し見直すことができるというような特徴があります。

社内イベントは「ライブ配信」がおすすめ

今回のテーマである社内イベントのオンライン配信の場合、オンデマンド配信よりもライブ配信がおすすめです。

イベントでは、参加者同士のコミュニケーションや会場の一体感が大切。ライブ配信ならその場で参加者の反応や意見を知ることができ、リアルタイムでイベントの空気感を共有できます。

社内イベントをオンラインで行う5つのメリット

次に、社内イベントをオンライン配信するメリットを紹介します。

1.コストを削減できる

オンライン配信の場合、オフラインで開催するよりも会場費・交通費・人件費などさまざまな費用が削減できます。オフラインのような大きな会場を借りる必要がなく、会場まで来る必要もなく、運営にかかる人手も少なくて済むためです。

企業にとってコストダウンは大きな魅力といえます。さらに、費用のみでなく、運営にかかる手間も減らすことが可能です。

2.さまざまな拠点から参加できる

特に全国各地や海外に展開している企業の場合、各拠点の社員が一同に会することは難しいこともあるのではないでしょうか。しかし、オンライン配信なら、インターネット環境があればどんな場所からでも参加できます。

遠隔地の人とつながれるだけでなく、在宅ワーカーや時短勤務者も自宅や作業場からオンラインイベントにアクセスできて便利です。

3.参加しやすい

前項にもつながりますが、オンライン配信をすると、通信環境が整っていればどこからでもスマホやPCなどから参加することが可能です。

家庭の都合で育休中の方や時短勤務などを選択している社員も、気軽に参加しやすいといえます。カメラをオンにする必要がなければ服装や化粧なども気にする必要がありません。

さらに、オンラインであれば、昨今の新型コロナ感染症の流行のような時世でも参加人数を気にしなくて済むため、大規模な社内イベントを開催しやすいです。

4.交流が生まれやすい

オンラインの社内イベントでは、部署が違う・支社が違う・拠点が遠いなどの理由で普段交流がなかった他の社員とも、コミュニケーションを取ることができます。そのため、これまで関わりのなかった相手との新たな交流が生まれる機会になりえるのです。

5.参加できなくてもあとで視聴することができる

オンラインといえど、ライブ配信の場合は、都合がつかず参加できない社員もいるかもしれません。しかし、ライブで配信しながら内容をアーカイブとして録画保存しておき、オンデマンド配信すれば、参加できなかった人にも視聴してもらうことができます。

社内イベントのオンライン配信にはデメリットもある

オンライン社内イベントには、前章でお伝えしたようなメリットがある一方、デメリットも存在します。どんな点なのか見ていきましょう。

離脱しやすい

オンライン社内イベントは、気楽に参加しやすい反面、離脱もしやすいことに注意が必要です。参加者が配信内容に興味を持てないと、集中力が切れたり飽きたりして簡単に離脱されてしまう恐れがあります。

離脱を防ぐためには、参加者が飽きずに楽しめるコンテンツを盛り込むことが重要です。

参加者の反応や空気感が読み取りづらい

オフラインと比較すると、オンライン配信では参加者の表情やリアクションといった反応が見えづらいため、一方通行な配信になってしまうこともありえます。

参加者がカメラをオンにしていたとしても、スマホなどの小さな画面越しでは、会場の空気感や臨場感という面でどうしてもオフラインに劣ってしまいがちです。

社内イベントのオンライン配信で気をつけたい6つのポイント

つづいて、オンライン社内イベントの事前準備で意識したいポイントについて解説していきましょう。

1.イベントの目的を明確にして企画を立てる

まず、社内イベントの目的を決めます。イベントの開催自体を目的とするのではなく、参加した社員たちがその後の業務に役立てられるような目的を明確に定めましょう。たとえば、社員同士の交流・業務に対する意識の共有・情報共有などです。

目的がきちんと決まったら、目的に沿ったイベント計画を立てていきましょう。内容が決まったらプログラムを組み、タイムスケジュールを作っておくと便利です。

また、参加者に飽きずに最後まで楽しんでもらえるような企画や演出を考えることも非常に大切です。ゲームのようなコンテンツを入れる、音響・テロップ・エフェクトなどにこだわるといった工夫を行いましょう。

2.イベントの開催はあらかじめ周知しておく

せっかく社内イベントを開催しても、参加してもらえなければ意味がありません。開催日時の調整とともに、オンラインイベントの開催を周知し、参加を呼びかけておくことが大切です。

周知する方法としては、社内チャット・メール・社内の掲示板・口頭連絡など、使えるものを駆使し、社員全員に行き届くようにしましょう。

多くの社員が参加できる日時を設定しよう

社内イベントに任意で参加してもらう場合は、なるべく多くの人が参加できる日時にすることも重要です。退社・帰宅後の家事などが一段落しそうな時間帯や、休みの日の日中などに設定しましょう。

3.通信環境や使用ツールは事前にチェックしておく

インターネット環境が安定しているか、ZoomやYouTubeなどどのプラットフォーム（配信ツール）を利用するのか、マイクやカメラの準備と事前テストなど、オンライン配信に利用するさまざまなツールについて確認しておくことも大切です。

主催する企業側だけでなく、参加者である社員1人1人の環境も整えておいてもらいましょう。接続が切断される・つながりにくいといった当日の通信障害にも注意が必要です。

4.オフラインよりも短めの開催時間を意識する

前でも触れたように、オンライン配信では参加者の集中力が切れやすく離脱しやすいため、オフラインで開催するときよりイベントの開催時間を短くすることも大切です。小さな子どもがいる家庭などにも配慮し、1時間程度にとどめましょう。

5.双方向でコミュニケーションを取れるようにしておく

オンライン配信ツールには、チャットや拍手のようなリアクション機能がついているものもあります。機能を活用して参加者とうまくコミュニケーションを取りながら社内イベントを進行し、一方的な配信にならないようにすることが大切です。

6.余白の時間を用意する

社内イベントのメインの内容が終わったあと、参加者同士が雑談したり感想を話し合ったりする時間や、アンケートに回答してもらう時間を設けておくのもおすすめです。イベントの余韻を感じながら、リラックスしてもらいましょう。

不慣れな場合は外注することも考慮に入れよう

オンライン配信のノウハウがなく、社内イベントの配信方法がわからない、機材を持っておらずどんなものを用意すればいいかわからない、準備の仕方がわからないというような場合には、オンライン配信スタジオの利用も考慮に入れてみましょう。

オンライン配信スタジオというのは、その名の通りオンライン配信をすることができるスタジオのことです。初心者や機材などを持っていない人も使いやすいよう、配信に必要な環境が整っています。

スタジオによっては経験豊富なプロのスタッフがサポートしてくれる場合もあるので、安心して任せられる点が魅力です。

KOUTENを例に挙げると、マイク・カメラ・PC・ミキサーなど、配信に必要な機材が用意されているほか、高速かつ安定したインターネット環境を完備しており、専用スタッフも常駐しています。

これからオンライン配信を始めたいという企業でも、しっかり配信をサポートさせていただくので、満足度の高い配信を行えるでしょう。

なお、オンライン配信スタジオに関しては、下記の記事でも詳しくお伝えしています。
関連記事：オンライン配信スタジオとは？ 利用するメリットと選び方を解説｜自社でスタジオを準備するには

社内イベントのオンライン配信にはメリットが多数！

オンライン配信で社内イベントを開催する場合、自宅や遠隔地からでも参加でき、企業側もコストを削減できるなど、たくさんのメリットがあります。参加者の反応具合や離脱率などのデメリットはあるものの、上手に運営すればメリットが上回るのではないでしょうか。

また、開催時のポイントも紹介しました。オンライン配信に慣れていない企業は、外注も視野に入れることをおすすめします。オンライン配信スタジオKOUTENは、サポート体制も整っているため、ぜひ利用を検討してみてください。