オンライン配信の内定式とは？どんな目的で行うの？開催のポイントも紹介

採用が内定した人々を集めて開催する内定式は、これから企業に勤める同期同士が初めて顔を合わせる場であるとともに、今後働く職場の雰囲気を知れる機会にもなります。

しかし、1つの会場に一度に多くの人々が集うことが困難な時代になり、オンライン配信されるケースも増えてきました。

今回は、内定式をオンライン配信で行いたいと考えている企業向けに、オンライン内定式について詳しくお伝えします。ぜひ開催の際に役立ててみてください。

内定式のオンライン配信とは？

内定式のオンライン配信とは、従来のように会場で実際に対面して内定式を行うのではなく、インターネット上で内定式を開催すること。参加者である内定者たちは1つの場所に集まらずに済み、インターネットが利用できる場所ならどこからでも参加できます。

内定式はオンライン化が進んできている

新型コロナウイルスの感染拡大により、感染リスクを減らすために、密集・密接・密閉といういわゆる「三密」を避ける目的から、さまざまな会合やイベントなどがオンライン化されました。

その一環として、リアル対面ではなくオンライン配信で内定式を行う企業が増加しているのです。

内定式をオンライン配信で行う目的

前章では、オンライン内定式の概要を説明しました。つづいては、内定式をオンライン配信によって行う目的についてお伝えします。なお、基本的には対面で行うオフラインの内定式と同じ目的です。

入社の意志を確認する

内定者のなかには、複数の企業から内定をもらっている人もいます。内定式では内定承諾書の提出や内定証書の授与などが行われるため、内定式に参加するということは、自社への入社の意志があるということ。

つまり、内定式は内定辞退を防ぐとともに、内定者の意志を確認することができるのです。

社会人として自覚を持ってもらうことにもつながる

採用が内定したことによって遊びを満喫する学生が多く、気が緩みがちです。しかし、内定式の参加によって入社の意志を示してもらうことは、まだ学生気分でいる内定者たちに「社会人になる」という自覚を持ってもらうことにもつながります。

多くの企業で、内定式が行われるのは内定解禁が認められる10月はじめ頃。この時期から春の入社に向け、学生気分から抜け出して気持ちを引き締めてもらうためにも、内定式は有効といえます。

内定者同士のつながりを強化する

内定者たちは、入社後に同期としてともに切磋琢磨することになる仲間です。そこで、内定式には、新生活のなかで人間関係を円滑に築けるように内定者同士で交流するという目的もあります。

入社よりも前に互いの存在を知り、かつ親睦を深めてもらうことにより、入社後のチームビルディングや新入社員研修、実際の業務などもスムーズに行えるでしょう。

会社について理解を深めてもらう

採用が内定したとはいえ、自社の詳しい事業内容や企業理念、社風などは知らない内定者も多いです。内定式は、そのような参加者に会社のことを理解してもらうための重要な機会でもあります。

もともとの就活生としての立場ではなく、新入社員として、これからこの会社でこんな業務に携わるんだという意識を持ってもらったり、会社に愛着を持ってもらったりするために、企業への理解を深めてもらいましょう。

内定式をオンライン配信することにどんなメリットがあるの？

内定式を開催する目的がわかったところで、ここからは、オンライン内定式のメリットを紹介します。

社員への配慮ができていると認識される

オンライン配信で内定式を行うことにより、感染症にかかるリスクをなくすことが可能です。ひいては内定者に社員への配慮ができる企業だと認識してもらえ、安心感を持ってもらうことにつながると考えられます。

コストを抑えることができる

特に社内でなく外部の会場を借りて内定式を行う場合と比べると、オンライン配信では、会場のレンタル費や会場までの交通費など、内定式の開催にかかる費用を抑えることができます。企業にとって、コストダウンは大きなメリットです。

参加者も交通費や宿泊代がかからない

内定者のなかには、まだ遠方に住んでいて会社や会場まで来るのに交通費や宿泊代が必要な人もいます。さらに、内定式会場までの移動には時間もかかります。オンライン配信なら、そのような費用や手間がかからないため、参加者の負担も減らすことが可能です。

参加の心理的ハードルが低い

オンラインで開かれる内定式の場合、インターネット環境さえあればどこからでもスマホやパソコンで参加できます。そのため、オフライン開催のように服装などに悩まずに済み、自宅から参加できるのでスケジュール調整もしやすいです。

比較的気楽に参加することができるため、オフラインでのリアル開催に比べて参加者の心理的なハードルも低いと考えられます。

オンライン配信の内定式にデメリットはあるの？

オンライン配信で内定式を開催することにはデメリットも存在します。どんな点なのかチェックしましょう。

内定者同士の交流が減少してしまう

対面式の内定式と比較すると、オンラインではどうしてもコミュニケーションを取りづらい部分があります。同じ空間にいるわけではないため、初めて対面する同期たちや先輩・上司との親睦を深めづらいと感じてしまうのです。

主催者である企業側が、内定者たちの交流しやすい環境を作り出すことが非常に大切です。具体的にどんなことをすればいいのか、内容の例は後述します。

緊張感が薄れやすい

オンライン配信の場合、参加者は自分の部屋などオフラインの会場よりもリラックスできる環境で視聴するケースが多いため、緊張感も感じられにくくなります。

式典らしい雰囲気を出すために、画面の背景や式の間に流す音楽などの演出を工夫するなど、意識的におごそかな空気を作ることも重要です。

帰属意識が生まれにくい

オンラインでは会社や他の社員の実際の様子などを見ることができないため、社内の雰囲気がわからず、入社する実感や帰属意識も生まれづらいです。

対策としては、事前に社員にインタビューをしたり社内で実際に社員たちが働いている様子を撮影したりした映像を見せる、現場の状況をリアルタイムでリモート配信するなどの方法があります。

通信や配信機器のトラブルのリスクがある

オンライン配信では、配信上のアクシデントの可能性も考慮しなければなりません。インターネットの状態によって通信が途切れてしまったり、機材の不具合で音声や映像が入らなかったりといったトラブルが考えられます。

主催者だけの問題ではなく、参加者のアクセス環境も影響します。双方の環境を整えることが重要です。

オンライン配信式の内定式で意識するポイント

オンライン配信で行う内定式には、メリットが多い一方デメリットもあることがわかりました。ここでは、オンライン内定式開催時のポイントを解説します。

主催側・参加者側ともに通信環境を整える

オンライン配信では、適切な配信・視聴環境を用意することが大切です。

まず、主催者側は、配信に適したネットワーク環境とオンライン内定式を行うプラットフォーム（配信ツール）の準備をし、あらかじめツールの操作に慣れておく必要があります。

主催者がツールの使い方に慣れておらずミスをしたり間延びしたりすると、式典のムードを壊しかねません。

次に、参加者側にもスムーズに視聴できるネットワーク環境やデバイスがあるかを確認し、ない場合の解決策も考えなければなりません。たとえば、入社後に支給する予定のパソコンやタブレットを前倒しで手配するというようなケースも想定しておきましょう。

トラブルが発生する想定をしておく

オンライン配信では何かとトラブルが発生しがちなので、トラブルが起きるという想定であらかじめ対策を練っておくことも必要です。

たとえば、インターネット環境としてメインの回線とは別に予備の回線を用意しておく、機材のスペアを準備するなどの備えを行いましょう。

また、万が一途中で配信が中断されてしまった場合を想定し、メールや電話など参加者と連絡を取れる手段を確保しておくことも必要です。

内定者同士で交流する時間を作る

内定式の目的の章やデメリットの部分で触れたように、内定式は内定者同士で交流を行えるかどうかも重要な点。オンライン配信であっても、参加者たちが親睦を深めるための時間を設けることが求められます。

少人数にグループ分けしてセッションを行ったり、クイズ・ゲームなどで親睦を深めたりといったプログラムを取り入れ、親交を深めやすくなるような工夫を行いましょう。

内定式はオンライン配信でも可能！ポイントを押さえて開催しよう

内定式は、これから始まる社会人生活への意識を高めてもらい、自社の社員としての自覚を持ってもらうとともに、同期入社の者同士でのつながりを深めてもらうことなどを目的として開かれるもの。オフラインでもオンラインでも同じです。

実際に対面する場合に比べて内定者の意識や関係性を高めづらくはありますが、企業の将来を担う人々が清々しい生活をスタートできるよう、上手にオンライン内定式を取り入れてください。

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