ワークショップはオンライン配信でも開催できる？実施のメリットは？｜開催手順やポイントを紹介

人々が特定の場所に集まって行事やイベントなどを開催するのが難しくなり、オンライン配信に移行されるケースが増えてきました。参加者が講師に教わりながらものづくりなどを行うワークショップも、オンラインで開かれるようになったものの1つです。

今回は、オンライン配信で行うワークショップについて特徴やコツなどを紹介します。ぜひ開催時に役立ててみてください。

ワークショップとは？

まず、ワークショップとは何なのかというと、主催者が主体となって開かれる講演・セミナーなどではなく、参加者主体で行われる体験型の講座のことです。

演劇・ダンス・ハンドメイド・絵画・音楽・フィットネス・フラワーアレンジメント・料理など、実にさまざまな内容が展開されています。

オンラインワークショップとは？オンライン配信で開催できる？

オンラインワークショップとは、前章で解説した「ワークショップ」をインターネットを通して開催するもの。ワークショップは、オンライン配信での開催も可能です。

近年は新型コロナウイルス感染拡大を受け、参加者を1カ所の会場に集めるのではなく、オンラインでワークショップを行うケースが増えています。次章では、オンライン配信で開かれるワークショップのメリットを紹介します。

ワークショップをオンライン配信で開催する4つのメリット

では、ここからはオンラインワークショップのメリットをお伝えしていきましょう。

1.どこからでも参加できる

オンライン配信のワークショップは、参加者の場所を問いません。インターネット環境と視聴するためのスマートフォンやパソコンがあれば、世界中どこにいても参加することが可能です。

今まで開催地から遠いという理由で諦めていた人も参加できるようになり、居住地を考えなくてよいため、受講対象者を広げることができます。

2.コストを抑えることができる

オンラインワークショップでは、ワークスペースのレンタル代や当日の交通費、スタッフの人件費など、さまざまな費用を抑えることができます。

低コストなうえ、会場の手配や設営のような運営の手間も軽減できるため、主催者にとってオフラインよりも負担が少なく開催しやすい方法です。

3.アーカイブとして記録しておける

ワークショップをオンラインで配信する際、リアルタイムで行うライブ配信だけでなく、録画してアーカイブとして配信すれば、ライブで視聴できなかった人もあとから見ることができます。リアルタイムで参加した人も、何度も見返すことが可能です。

4.データの複製や保存が簡単

オンライン配信を行う際に、オンラインホワイトボードなどのツールを使用する方法もあります。

通常、オフラインの会場で開かれるワークショップでは、ホワイトボードの一面に文字や付箋がいっぱいになると、消したり外したりして次の内容を書かなければなりません。

しかし、オンラインホワイトボードは、前の内容を消さずに新しいボードを用意することができてデータも残ります。ボードに参加者が入力したデータや制作物、講義内容のメモなどを、簡単に保存・複製することが可能なのです。

どうやって開催するの？ワークショップ開催に必要な準備

つづいては、オンラインワークショップの準備・開催手順について解説していきます。

まずはワークショップの内容を決める

まず、どんな目的で開催し、どんな人をターゲットにするのかなど、ワークショップの内容について計画を立てます。大枠を決めてから、具体的な内容を細かく煮詰めていきましょう。

配信プラットフォームを選ぶ

次に、前項のワークショップの内容に合った機能を持つ、オンライン配信用のプラットフォーム（ツール/アプリ）を選びます。

プラットフォームにはたくさんの種類があり、それぞれジャンルや機能、利用料金などが異なるため、特徴を理解したうえで選ぶことが大切です。

選び方やおすすめプラットフォームについては、以下の記事もチェックしてみてください。
関連記事：ライブ配信アプリはどう選ぶ？ おすすめ配信アプリ・プラットフォーム22選を紹介

告知・集客方法を決める

開催が決まったら、ワークショップに参加する人を呼び込まなくてはなりません。どんな方法で告知して集客するのかを決めましょう。

オンライン開催なので、告知もオンラインで行う方法が適しています。ターゲット層によって告知に向いている媒体が異なるため、媒体ごとの特徴も知っておきましょう。

集客方法については、ぜひ下記の記事も参考にしてみてください。
関連記事：オンラインイベントとは？効果的な集客を行うポイントや主な集客方法について紹介

開催場所を選ぶ

つづいて、どこから配信するのかを決めます。自宅なのか、ワークスペースやスタジオをレンタルするのかという配信拠点です。レンタルするのであれば、オンライン配信に対応しているかどうかも確認する必要があります。

参加者からとのコミュニケーション方法を決める

ワークショップは参加者が主体であることを前述しました。つまり、セミナーや講演のように主催側が一方的に発信するのではなく、参加者からの能動的な行動やリアクションが必要です。

カメラやマイクをオンにしてもらう、質疑応答の時間を設けるなどして、参加者とコミュニケーションを取りながら内容を進めていきましょう。

参加費用の金額を決める

ワークショップの参加料金も決めなければなりません。無料であれば、気軽に参加しやすく参加者が増える可能性があります。しかし、主催者側は、材料費や配信プラットフォームの使用料などの諸費用によって赤字になってしまうでしょう。

参加者の負担になりすぎず、かつ自分たちの損失にならないような、適切な金額設定を見極めることが大切です。

オンライン配信でワークショップを開催するコツ・気をつけたいポイント

最後に、オンライン配信でワークショップを開催するときのコツ・注意点を紹介します。

事前準備はしっかりと

オンラインワークショップの成功は事前準備にかかっています。入念に準備をすることが大切です。

オンライン配信で特に大事なのが、インターネット環境です。無線ルーターやWi-Fiでも配信できますが、可能であれば有線の光回線のような安定した高速回線を用意しましょう。

また、配信機材の用意も必要です。カメラ・マイク・照明などのほか、ワークショップで使う材料や道具も漏れのないように一式揃えておきましょう。

リハーサルをしておこう

機材や配信プラットフォームの操作に慣れる意味でも、ワークショップ開催当日までに配信テストやリハーサルをしておきましょう。実際の流れを通してやってみることで気づける、課題や問題点もあります。

また、参加者と同じ目線で客観的に内容を見ることで、よりよいコンテンツに改善していけるでしょう。

タイムスケジュールは短時間で区切る

オンラインワークショップでは、タイムスケジュールを組んでおくことも大切です。オンラインでの視聴は意外と集中力が続かないため、適宜休憩時間を取れるように各コンテンツを短時間（長くても20分程度）で区切るようにしましょう。

活発にコミュニケーションが取れる工夫をする

チャット機能を開放して自由にコメントを投稿できるようにしておく、参加者同士で話し合う時間を設ける、参加者に呼びかけたり質問したりして発言を促すなど、一方通行にならないような工夫をすることも大切です。

参加者が「ただ視聴しているだけ」の状態にならないよう、リアルのワークショップと同様、参加者が楽しみながら時間を共有できるように努めましょう。

また、視聴者が作業する時間は、黙々と進めてもらうのではなく、随時アイスブレイクの時間を設けるのもおすすめです。

トラブルを想定しておく

オンライン配信全般にいえることですが、配信中のアクシデントに注意が必要です。オンライン配信では、ネット回線や機材の不調などの物理的なトラブルによって、配信が乱れる・途切れることも多々あります。

また、悪意のある視聴者がコメントでの嫌がらせや音声・映像での荒らし行為をするなど、オンライン配信ではトラブルの心配が尽きません。問題が起こらないのが一番ではありますが、何かあった場合に備えて対応を決めておくことが重要です。

環境・機材に関しては、できるだけ予備や代替品を用意しておきましょう。迷惑行為を行う参加者に対しては、強制退室させる・待機室に送るなどの処置を行います。

オンライン配信のワークショップ開催は事前準備がカギ！

オンラインワークショップとは、インターネットで自宅などからアクセスでき、参加者が主体となってさまざまな体験を行えるイベントであることがわかりました。

オフラインでのリアル開催に比べてコストダウンにつながり、データの保存や配信の録画もできるというメリットがあります。

なお、オンライン配信でワークショップを開催する際は事前準備が大切です。お伝えしたポイントを押さえて入念に準備し、ワークショップを成功に導きましょう。

KOUTENでは、オンライン配信に必要な環境を整備しています。ワークショップを配信する拠点としても利用できるので、お気軽にお問い合わせください。