オンライン配信
オンラインセミナーのやり方とは｜開催方法や注意事項などを紹介
オンラインセミナーの開催に興味をお持ちの企業も多いのではないでしょうか。しかし、はじめてのことではやり方がわからず、なかなか実践できないものです。
そこで、今回はオンラインセミナーの開催方法を、準備から終了後まで手順を追って説明します。注意事項やおすすめツールもお伝えするので、参考にしていただければ幸いです。
オンラインセミナーとは｜インターネットを利用して配信されるセミナーのこと
オンラインセミナーとは、インターネットを使って行われるセミナーのことです。「Webセミナー」や「ウェビナー」などとも呼ばれます。オンライン配信用のツールを使用して視聴者に届けられるセミナーです。
ツールにはさまざまな種類がありますが、参加する規模などに合わせたツール選びをすることも大切です。おすすめツールはのちほど紹介します。
オンラインセミナーの配信方法の種類
ここでは、オンラインセミナーで主に利用される2種類の配信方法について説明します。
ライブ配信（リアルタイム配信）
ライブ配信（リアルタイム配信）とは、前もって決められた開催日時にリアルタイムで行われる形式の配信方法です。
参加者のカメラやマイクはオフにされる場合もありますが、文字チャットなどの機能を使ってその場で質疑応答などのやりとりができるため、双方向のコミュニケーションも比較的取りやすいです。
なお、ライブ配信については、以下の記事でも紹介しています。
参考記事：動画配信とは？ 配信形式の種類と特徴・メリットを解説！ ライブ配信とリアルタイム配信の違いとは？
オンデマンド配信（録画配信）
オンデマンド配信（録画配信）は、あらかじめ撮影したセミナー動画を配信する方法です。配信の前に編集ができるため、不要な部分をカットしたり、強調したいところにテロップを入れたりすることで完成度の高い動画を見てもらうことができます。
オンデマンド配信については、以下の記事で詳細を解説しているのであわせてご覧ください。
参考記事：オンデマンド配信とはどういう意味？メリットや活用シーンを紹介
オンラインセミナーを開催するメリット
オンラインでセミナーを開くことには多くのメリットがあります。どのような点なのかを見ていきましょう。
コストや手間を削減できる
参加者に会場に集まってもらってオフラインで行うセミナーの場合、会場の手配をしたり参加者に告知を行ったり、全国で開催する場合は講師やスタッフが各地に移動したりと、何かと費用や手間がかかります。
その点、オンラインの場合は必要最低限の準備だけで開催できるため、大幅なコストカットと手間の軽減に期待できるのです。
場所や時間が比較的自由
オフラインセミナーでは、参加者を収容できる規模の会場を借りたり、時間をかけて準備したり移動したりしなければなりません。
しかし、オンラインでの開催ならわざわざ会場を借りずに自社の一室を使うこともでき、事前に撮影するのであれば時間を参加者の都合に合わせる必要もなくなります。
また、参加者にとっても移動時間や交通費がかからず、インターネット環境さえあれば好きな場所で視聴できて便利です。オンデマンド配信なら時間の制限もなくいつでも見ることができるため、双方にとってメリットであるといえます。
ターゲットの拡張
オンラインセミナーは参加者が会場に足を運ぶ必要がないので、会場まで来られなかった層にもアプローチできます。
ターゲットが住んでいる場所を問わず、日本全国にとどまらず海外に向けても集客できるため、これまでのオフラインセミナーに比べて幅広い層をターゲットにすることが可能です。
クオリティの高いセミナーを行える
オンラインセミナー用のツールには、チャット機能やアンケート機能などがついたものも多くあります。リアルタイム配信の場合は、視聴者はその場で感じた疑問などをすぐにチャットで送ることが可能です。
講師にとっても、対面に比べて参加者とのコミュニケーションにおいて心理的なハードルが低く、双方向のコミュニケーションが図れます。
オンデマンド配信の場合は、編集によって動画の完成度を高められるという前述したようなメリットがあることに加え、視聴者は繰り返し見直したり一時停止したりして一層理解を深められます。
以上のように、いずれの配信方法でも満足度の高いセミナーにつながると考えられています。
活用できるシーンが多彩
「オンラインセミナー」という名前ではあるものの、企業にとってセミナー（講演会）以外にも利用できる場面がたくさんあります。企業説明会・株主総会・商品説明会・社内研修・面接など、自社に合った使い方をしてみてはいかがでしょうか。
効果測定・データ分析が可能
オンラインセミナーのツールには、前述したようにチャットやアンケートのような視聴者の反応を見られる機能がついています。
受け取った質問や意見などによって視聴者の満足度や理解度を測れるほか、視聴者の人数や入退室の状況などのデータを収集できるツールもあるので、分析して次につなげることが可能です。
オンラインセミナーにおける注意事項
ここでは、オンラインセミナーを開催する前に主催者が理解しておきたい注意点をお伝えします。
開催前のキャンセルや視聴中の離脱
事前に参加者を把握しておくセミナーでは、直前にキャンセルされたり、無断で不参加になる人が出たりすることがあります。また、配信の途中で離脱される可能性もあるため、頭に入れておきましょう。
主催者である企業側と参加者の間に温度差が生じやすいため、聞き取りやすい話し方をする、難しい言葉はなるべくかみ砕くなど、飽きずに最後まで聞いてもらえるような工夫も必要です。
インターネット環境
データ通信の環境がよくないと、画像や音声に乱れが生じる可能性があります。そのため、配信を行う主催者側のインターネット環境はもちろんのこと、視聴者の環境にも配慮する必要があります。
適切な通信環境下での視聴を事前に呼びかけておく、なるべくデータが重くならないようにするなど注意しましょう。
既存の営業との違いを明確に
営業の一環としてオンラインセミナーを行う場合、従来の営業のやり方とどう分けるのか、違いをはっきりさせておきましょう。
オンラインセミナーでのターゲットや目標を明確化して、既存の営業ときっちり差別化し、オンラインセミナーを1つの戦略として上手に活用することが大切です。
参加者のカメラやマイクはオフに
参加者のカメラとマイクの設定は、参加者本人が設定できる場合と主催者が操作できる場合があります。
参加者の顔が見えたほうがよい場合はカメラはオンでもいいですが、マイクは参加者の環境によっては余計な音を拾ってしまい、セミナーの進行に支障が出る場合もあるため、オフ（ミュート）にするのがベターです。
参加者自身に操作してもらう場合は、セミナーの開始前に設定の呼びかけを行うことをおすすめします。
講師の目線
オンラインセミナーでは、視聴者の表情などが見えないと配信が一方通行になりがちです。そのため、講師の目線も伏し目になりやすくなります。
スライドや資料にばかり目を向けるのではなく、カメラの先に視聴者がいることを意識して、なるべくカメラ目線を取るようにしましょう。
【準備編】オンラインセミナーのやり方
ここからは、オンラインセミナーをスムーズに開催し、成功させるため、開催当日までに済ませておきたい準備などをお伝えしていきます。
1.セミナーの目的・目標の設定
はじめに、何のために行うセミナーなのかという目的や、セミナーによって参加者に何を身につけてもらいたいのかというゴールを決めます。そのためには、自社が抱える課題をきちんと理解しておくことも必要です。
目標は、よりわかりやすいように数値化することもおすすめです。
2.ターゲットの設定
つづいて、セミナーによってどんな相手にアプローチしたいのかというターゲットを絞り込みます。オンライン開催なので、通常の会場型セミナーより幅広い見込み客にアプローチできることを強みにしつつ、具現化してみましょう。
3.テーマ・内容を決める
次に、ここまでに定めた目的や目標、ターゲットのニーズを考慮しながらセミナーのテーマと大枠の内容を決定します。ターゲットにとって興味関心のある内容かどうかが重要です。なかなか定まらない場合は、他社の事例などを参考にしてもよいでしょう。
4.配信方法や使用するツールを選ぶ
オンラインセミナーをライブ配信で行うのか、オンデマンド配信にするのかを決めます。それぞれメリットとデメリットがあるため、はじめにライブ配信を行い、内容を録画してオンデマンドで配信するというやり方もあります。
オンラインセミナーを配信するツールにもさまざまなものがあるため、参加者の人数や搭載されている機能などをチェックして、自社で使いやすそうなものを選ぶことが大切です。
5.開催日時や当日までの流れを決める
事前にやることをふまえ、セミナーを開催する日程は余裕をもってスケジューリングしましょう。ライブ配信なら、日時をターゲット層に合わせることも大切です。4で決めた配信ツールにデータを入力し、セミナーの予約を行います。
また、担当者や講師などの人員の手配をしたり資料の準備をしたりといった、当日までに行うことを決め、順次進めていきましょう。当日の万が一のトラブルなどに備え、担当者は複数人員を確保しておくのがおすすめです。
6.台本を作成する
セミナーで伝える内容やターゲットの潜在的なニーズなどを洗い出して箇条書きし、取捨選択して順番に組み立てます。参加者が理解しやすいよう、伝える順番も大切です。
構成ができたら詳細を埋め、形にしていきましょう。他社のセミナーを参考にしながら考えるのもおすすめです。
7.いろいろな場面で告知・集客を行う
オンラインセミナーの告知や集客を行う方法はたくさんあります。
まず、自社サイトなどにオンラインセミナーのイベントページを作成し、応募フォームを設置するという方法。そのほか、オンラインを活用する方法もあります。
SNSやインターネット広告、メルマガなどを利用して集客を行いましょう。ターゲットによっては、チラシを作成するなど紙面を利用する手もあります。セミナー開催前には参加者にリマインドを送り、再度周知して忘れずに参加してもらいましょう。
8.セミナー後のフォローの用意
オンラインセミナーが終わったあとに参加者に回答してもらうアンケートなどを用意します。配信中に受けた質問への個別回答やフォローアップメールなども、開催後速やかに送れるように前もって準備しておくことがおすすめです。
9.配信機材の準備やリハーサル
オンラインセミナーを行う場合、カメラ・マイク・PCなどの機材が必要。セミナーの規模などによっては、さらに本格的な機材を使った方がよい場合もあります。
当日より前にリハーサルを行い、台本通りの進行が行えるか確認するとともに、映像の見えやすさや音声の入り具合、機材の操作がきちんと行えるかなどを入念にチェックしましょう。
【本番当日～事後編】オンラインセミナーの開催方法
しっかりと準備を整えたらいよいよ本番です。リアルタイムで配信する場合と録画配信を行う場合で若干異なる部分もありますが、オンラインセミナーの本番当日から終了後にやることを解説します。
1.会場準備・最終チェックをする
配信・撮影を行う会場の準備をします。
本番開始の30分～1時間前にセミナー配信ツールを立ち上げ、PCとカメラやマイクの接続を確認したり、資料がきちんと表示されるかをチェックしたり、インターネット環境に問題がないか、機材はきちんと動くかなども改めて確認しましょう。
2.参加者へのアナウンス
開催時刻が近づき視聴者がセミナールームに入室しはじめたら、カメラ・マイクの設定など始まる前にしておいてほしいことをアナウンスします。
また、配信中に映像が見えづらい、音声が聞こえにくいなどのアクシデントがあった場合は、チャットで連絡するように伝えましょう。
3.オンラインセミナーの配信スタート
定刻になったら、いよいよ本番スタートです。リハーサルの内容を生かしながら進行しましょう。チャットなどを活用し、視聴者とも随時コミュニケーションを取ります。
どんなに念入りに準備していても、ライブ配信ではどうしてもトラブルが起きてしまうこともあります。寄せられた質問が多すぎて時間内に答えきれない場合は後日回答するなど、慌てず丁寧に、状況によっては臨機応変に対応することも必要です。
4.終了後にアンケートを取って振り返りを行う
次回以降のセミナーにつなげるために、参加者の満足度や理解度を知るアンケートへの回答をお願いしましょう。参加者が具体的に回答しやすいような内容にすることも大切です。
もらった回答をもとにセミナー全体の振り返りと反省会を行い、改善点をもとに次回はさらに充実したセミナーの開催を目指します。
5.フォローアップを行う
終了後は、参加者にお礼などを伝えるフォローアップメールを送ったり、参加予定だったのにできなかった人に対しては、次回開催の案内やオンデマンド配信の告知を行ったりします。セミナー内で答えきれなかった質問への回答も早めに送りましょう。
外部から講師を招いていた場合は、講師にもしっかりとお礼を伝えることが大切です。
6.その他のフォロー
ライブ配信を行った場合は、録画しておきオンデマンド配信（アーカイブ配信）を行うと親切です。リアルタイムで視聴できなかった人にも助かります。
オンデマンド配信の告知も、セミナー開催時と同様にいろいろな媒体で行い、多くの人に見てもらえるよう心がけましょう。
また、自社サイトやSNSでオンラインセミナーの様子などをレポートすることで、参加者はもちろん、参加しなかった人にも興味を持ってもらえる可能性があります。
オンラインセミナーの配信におすすめのツール
やり方がわかったところで、つづいてはオンラインセミナーを配信するのにおすすめのツールを紹介します。
なお、ツールを決めるときはセミナーの規模や使いたい機能の有無を考えるほか、使いやすさやツールのサポート体制などを考慮しながら選ぶことが大切です。詳しい選び方は、以下の記事でお伝えしています。
参考記事：オンライン配信を活用してウェビナーを開くには？ウェビナーツールの選び方のポイントを紹介
Vimeo
Vimeoはアメリカで誕生した動画共有を行えるサービスで、プロのクリエイターなどが制作した高画質の動画が数多く投稿されています。
オンラインセミナーを配信できる「ウェビナー」サービスも提供されており、初心者でも使いやすいインターフェイスで支持されています。画面共有・チャット・投票・Q&Aなどの機能が使えるほか、配信するコンテンツを販売して収益化することも可能です。
無料で利用できる「Basic」プランと有料の「Plus」「Pro」「Business」「Premium」という5段階のプランがあり、それぞれストレージや使用できる機能が異なります。オンラインセミナーをライブ配信する場合は、Premiumプランへの加入が必要です。
Zoom
オンラインセミナーを行った（参加した）ことがある、または行いたいと考えている方なら、一度は耳にしたことがあるであろう「Zoom」。「ミーティング」や「ウェビナー」というサービスがあり、オンラインセミナーに役立つ機能が多数搭載されています。
少人数で行うセミナーや全員の顔が見たい場合などはミーティング、大規模なセミナーで話を集中して聞いてほしい場合などはウェビナーを使うのがおすすめです。
双方で使える機能と一方でしか使えない機能があるほか、ミーティングは無料でも利用できますが、ウェビナーは有料プランへの加入が必要です。
ミーティングとウェビナーの違いについて詳しく知りたい方は、あわせて以下の記事をご覧ください。
参考記事：Zoomウェビナーの料金プランとライセンス購入手順を紹介！ ミーティングとはどこが違うの？
YouTube Live
大手動画共有サイト「YouTube」でもオンラインセミナーの配信ができます。オンデマンド配信はもちろんのこと、「YouTube Live」のサービスを利用すればライブ配信も可能です。
視聴者とのコミュニケーション方法はチャット機能のみですが、一番の魅力は配信者も無料で利用できること。初心者でも気軽に配信をはじめやすいとして人気があります。
さらに、配信の途中から参加した人は、「追っかけ再生」機能を利用してはじめから逃さず視聴することも可能です。
また、配信したセミナー動画は自動で保存されるため、オンデマンドで配信することもできます。
スタジオやレンタルスペースでの撮影・配信もおすすめ
オンラインセミナーを撮影・配信する際に、スタジオ・貸し会議室・レンタルスペースのような会場をレンタルする方法もあります。自社で十分なスペースを確保できない場合や、雑音が入る可能性がある場合、十分な機材が用意できない場合などに便利です。
ここでは、会場をレンタルすることのメリットをお伝えします。なお、スタジオを借りる場合の詳細なメリットや選び方については、以下の記事もチェックしてみてください。
参考記事：オンライン配信スタジオとは？ 利用するメリットと選び方を解説｜自社でスタジオを準備するには
環境が整備されている
カメラ・モニター・プロジェクターなど撮影に必要な機材や、配信に必要なインターネットなどの環境が整っている場合が多いです。そのため、自社で大がかりな準備をする手間が省けます。
アクセスしやすい
主要駅から近いなど好立地の場所が多いため、アクセスに便利です。社用車などで行く場合は、駐車場つきの場所や、近くに駐車場がある場所を選ぶのがおすすめです。
おしゃれな内装の場所もある
内装にこだわったレンタルスペースもあります。オンラインセミナーの内容によっては、無機質な会議室などを使うよりも、おしゃれな場所から配信したほうがターゲットに響きやすい可能性もあるため、検討してみてはいかがでしょうか。
比較的リーズナブル
オンライン配信のため大きな会場を借りなくていいので、比較的低予算で利用できます。時間単位で貸し出しを行っている場所も多いです。
サポート体制がある
場合によってはプロのスタッフをつけてもらえるなどのサポートを受けられます。オンラインセミナーの開催に不慣れな企業も、プロのサポートがあれば安心です。
オンラインセミナーの撮影・ライブ配信にはぜひKOUTENを
今回は、オンラインセミナーのメリットや注意事項をお伝えするとともに、開催方法について詳しく解説しました。流れをつかみ、どんなツールがあるかもわかれば、あとは実施するのみです。
オンラインセミナーを行いたくても上手くやれるかどうか心配、配信ツールや撮影機材の使い方がわからない、など不安を抱えている企業もご安心ください。KOUTENではオンライン配信に必要な環境を整えています。
紹介したツールでの配信にも対応しており、専門のスタッフを配備し、スムーズな進行をサポートします。白金台駅のすぐそばにありアクセスに便利で、料金も一律かつ低価格です。
