オンライン配信
オンライン配信で入社式を行うメリットとデメリット｜成功に導くコンテンツとは
会社の一員としての実感を持ち、正式に社員としての仕事がスタートする入社式。入社に先立って内定式などが行われる場合もありますが、会社によっては初めて同期のメンバーや先輩・上司たちと顔を合わせることになる、大切な式典です。
しかし、コロナ禍で数多くの式典・会合などのイベントのオンライン化が進み、入社式もオンライン配信する企業が増加してきました。
入社式は企業にとって一大イベント。オンライン配信の入社式とはどんなもので、どのようなメリット・デメリットがあるのかなど、オンライン入社式に関する知識を身につけましょう。
オンライン配信の入社式とは？
オンライン配信の入社式とは、インターネットを介して開かれる入社式のことです。配信するためのツール・アプリなどを使用し、遠隔地同士を結んで入社式を行います。
新型コロナウイルスの世界的な流行により、世の中の情勢は一変しました。人々が集まる・近くで話す・一緒に食事をするなどの行動が制限されるようになり、それまで当たり前に行われてきたオフラインでの直接対面が、どんどんオンラインに移行されていったのです。
そのような環境のなか、入社式もオンライン化されたイベントの1つ。安心して入社式を開催できる方法として浸透してきています。
オンライン配信で入社式を行う4つのメリット
入社式のオンライン配信にはどんなメリットがあるのでしょうか。4つの点を紹介します。
1.コストを抑えることができる
従来のオフラインでの入社式は、自社内で行われるケースもありますが、企業によっては大勢収容できる会場を手配し、会場の利用料がかかっていたほか、当日の会場までの交通費・宿泊費などが必要でした。
しかし、オンライン配信の場合、そのような費用を抑えて開催することができます。コストを抑えられることは、主催者である企業にとっても参加する新入社員たちにとってもメリットです。
2.どこからでも参加できる
特に海外展開や全国規模の企業だと、すでに現地に着任している人も多く、1つの会場に集まることが難しい場合があります。
しかし、オンライン入社式ならどこからでも参加でき、同じ支社・支店のメンバーだけでなく、画面越しながら全新入社員が顔を合わせることが可能です。
会場までの移動中の市中感染リスクや、会場で密になることによるクラスター発生の可能性もなく、安心して参加できます。
3.リラックスして参加できる
オンライン入社式では自宅から参加するケースが多いため、会場に集まるときに比べて緊張感が抑えられ、あがりやすい人も比較的リラックスした状態で式に参加できます。
4.原稿を読みながらスピーチができる
入社式では、社長や新入社員の代表などがスピーチを行います。
通常のオフライン入社式であれば、原稿を暗記するか手で持って話すことになりますが、原稿を手に持っている姿はなんとなく格好がつかず、話を聞いているほうも白けてしまいがち。話に説得力も出にくく、心を動かすスピーチができません。
しかし、オンライン配信の場合、画面に映らないところに原稿を置いておけば、読みながらスピーチすることができます。明らかに手に持っている様子も映らないので、原稿にばかり目を向けないよう練習を重ねておけば、自然なスピーチを行えるでしょう。
3で紹介したように、オンラインでは比較的緊張もしづらいので、気持ちを落ち着けながら話しましょう。
オンライン配信の入社式にデメリットはある？
つづいて、オンライン入社式におけるデメリットもお伝えします。
参加者の反応がわかりづらい
オンライン配信の場合、オフラインのように直接会場で顔を合わせるわけではないので、参加者がどんなリアクションをしているのかが伝わりづらいです。
配信するツールによっては、参加者たちとコミュニケーションを取るためのチャット機能なども搭載されていますが、実際の会場で感じる空気感や反応と比べるとリアクションの伝わり方には限界があります。
緊張感が薄れる
オンライン入社式は、緊張しすぎないという意味ではメリットになりますが、あまりにもリラックスしすぎて緊張感がなくなってしまうとデメリットです。入社式の格式を感じづらくなるという懸念もあります。
状況によっては、ラフになりすぎないようスーツで参加してもらい、顔出しを義務化するなどの対策も必要です。
社員同士の交流が生まれにくい
もともと入社式には同期や先輩と実際に会って交流するという目的もありましたが、オンライン入社式だと画面越しの対面になり、実際の顔合わせができません。
そのため、オフライン時には容易であった休憩時間の雑談のようなコミュニケーションを取りづらいという側面があります。同期となる新入社員たちが同じ時間を共有する貴重な機会なので、横同士のつながりを作れるような配慮が必要です。
配信トラブルのリスクがある
オンライン配信は、通信や機器のトラブルが実際のイベントよりも起きやすいです。映像が乱れる・切断される、音声が聞こえづらい・ハウリングする、画面が暗いなど、多くのアクシデントが起こりえます。
そのため、通信環境を整備しておく・機器の動作確認をしておくなどの事前準備が必要になるほか、あらかじめトラブルを想定してどのように対応するかを決めておくことも大切です。
どんなコンテンツを用意すればいい？オンライン配信ならではの内容
オンライン入社式を成功させるためには、オンライン配信であることを強く意識してコンテンツを用意することが必要です。そこで、オンライン入社式でどのようなコンテンツを取り入れればいいのか、おすすめの内容を紹介します。
ブレイクアウトルームなどで交流の時間を設ける
入社式全体の流れとは別に、新入社員同士や先輩社員とコミュニケーションを取れる時間を設けておくことがおすすめです。Zoomのブレイクアウトルームのようなセッション機能を活用し、参加者同士で発言・交流できる場を用意しましょう。
リモートで職場見学をしてもらう
実際の職場や勤務する現場をオンライン配信で見てもらうことにより、新入社員たちに入社したという実感や帰属意識を持ってもらうこともおすすめです。ライブ配信で見せることが難しければ、あらかじめ録画しておいた動画を流してもよいでしょう。
リモートであれ、リアルな現場の様子を見られることで、モチベーションの向上にもつながります。
あらかじめ軽食を配送する手配をしておくのも○
企業の規模などにもよりますが、入社式のあとに参加者同士が同じものを食べたり飲んだりしながら談話できるよう、懇親会の時間を設ける方法もあります。
事前に参加者のもとに軽食を配送する手配をしておき、リモートで一緒に食べると、何もない状態より一体感が生まれて会話しやすい雰囲気になるでしょう。
【オンライン入社式で利用できるデリバリーサービス例】
- ごちクル（※1）
- マックスパート（※2）
- DeliPa（※3）
オンライン配信の入社式の事前準備
オンライン入社式の開催前には、どのような準備が必要なのでしょうか。事前にしておくことについて解説します。
会場のネット環境を整備する
まず、社内・社外の会場にかかわらず、安定した配信が行えるインターネット環境があるかどうかを確認しましょう。社内から配信する場合、適した通信環境を整備しておくことが大切です。
また、参加者である新入社員たちにも、推奨する通信環境を伝えて準備してもらいましょう。企業によっては、前もって業務で支給するPCやタブレット端末のセットアップを済ませ、入社式より前に参加者に送るところもあります。
通信機器や配信機材のテストをしておく
配信に使用する機材は、揃えるだけで準備完了ではありません。あらかじめテスト配信を行い、機材が使用できるか動作チェックをしたり操作方法を確認したりするとともに、トラブルが起きないかも確認しておきましょう。
当日使用するツールや資料を送付しておく
入社式をどんなプラットフォームで配信するのか・どこからアクセスするのか・開催日時はいつなのかという通知や、式のなかで進行に使用する資料などを参加者全員に事前に送付します。
前でも触れましたが、新入社員に端末を支給する予定であれば、あらかじめ使用するソフトやアプリをインストールしておくと親切です。
リハーサルを行う
オンライン入社式を運営するメンバーでリハーサルを行って、式全体の流れを確認しましょう。プログラムに沿って進行しながら、問題点を洗い出して当日までに改善します。
オンライン配信に詳しい人物（ファシリテーター）がいると、さらに安心です。プロの外部業者に依頼する方法もあります。
オンライン配信であることを意識して入社式を行おう
入社式をオンライン配信で行うと、感染症対策になるうえ、コストを削減できる・どこからでも参加できるなど、大きなメリットがあります。
その一方で、参加者のリアクションが見えづらい・参加者同士の交流が難しく関係性を構築しにくいなどのデメリットにも配慮しなければなりません。
オンライン配信ならではの注意点を頭に入れつつ、念入りに準備したり魅力的なコンテンツを取り入れたりして、自社ならではのオンライン入社式を開催しましょう。
KOUTENは、オンライン配信に適した環境を整えたスタジオです。オンライン入社式の開催を検討している企業も、ぜひお気軽にご相談ください。
