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オンライン配信の懇親会とは？ 行うメリットと注意点を解説｜開催にはどんなツールがおすすめ？
感染症対策の観点などから、オンラインでさまざまな催し物が開催されるようになりました。今回は、そのなかでも「懇親会」をオンライン配信する場合についてお伝えします。
オンライン懇親会のおすすめシーンや、懇親会をオンライン配信するメリット、開催手順なども解説するので、ぜひ自社での開催に役立ててください。
オンライン配信の懇親会とは？
そもそもオンライン配信の懇親会とはどんなものなのかというと、インターネットを通じて開かれる懇親会のことです。
懇親会に限らず、従来は社内に社員が集まって開かれていたさまざまなイベントが、新しい生活様式の導入により次々にオンライン化されていきました。
そこで、以下ではオンラインで配信する懇親会をどのようなシーンで活用すればいいのか、おすすめの場面を提案します。
オンライン懇親会のおすすめ利用シーンは？
ここから、オンライン懇親会におすすめのシーンを具体的に3つ取り上げます。
1. 社内交流｜歓迎会・忘年会など
1つ目は、社員同士の交流に利用する方法です。オフラインでの開催が難しいときにも、オンラインでの歓迎会や忘年会などの行事を通して、普段あまりかかわりのない部署や立場の相手とも交流を深めることができます。
2. 取引先との交流
2つ目は、日頃から取引でお世話になっている相手との交流に利用する方法です。
取引先とのオンライン懇親会を開催することにより、関係性を構築・強化しましょう。これは、コロナ禍で十分な営業ができなくなった部分を補填する意味合いも兼ねます。遠方の取引相手でも、オンラインなら懇親会を開催しやすいです。
3. リモートワーク中のフォロー
3つ目は、リモートワークが増えたことで起きがちなコミュニケーション不足をフォローするための懇親会です。
1人で自宅にこもって仕事をしていると、モチベーションも下がりやすくなります。ときにはオンラインでつながり、業務のフォローや研修などを行って士気を高めましょう。
オンライン配信で懇親会を行う3つのメリットとは？
オンライン懇親会を活用できる場面は多彩であることがわかりました。つづいては、オンライン配信で懇親会を行うメリットを紹介します。
1. コミュニケーション不足を解消できる
懇親会を開催することにより、日常でのコミュニケーション不足を解消できます。たとえば、上司が部下のメンタル面をフォローできる、同僚同士の交流を深められる、取引先との情報交換やフォローアップを行えるなどです。
直接会って交流することが難しい場合にも、オンラインであれば比較的気軽に親睦を深められます。
2. 比較的低コストで開催できる
オフラインで懇親会を開催する場合、会場を押さえたり利用料金が必要になったりします。しかし、オンライン開催なら会場費が不要のため、オフライン開催よりも低コストです。
なお、飲食物を主催者が準備する場合はその分の費用がかかりますが、参加者各自に用意してもらえば、さらにコストが抑えられます。つまり、オンラインで懇親会を開催することで、経費削減が可能になるのです。
3. 全国どこからでも参加できる
オンライン配信で懇親会を行う場合、日本全国どこにいても参加できます。さらに、参加による感染拡大の心配もありません。遠方に住んでいても、出張先や旅行先にいても、インターネットを通して懇親会に出席することが可能です。
オンライン配信で懇親会を行う3つの注意点とは？
前述したようなメリットのあるオンライン懇親会ですが、注意点もあります。どんな点なのか、以下で詳細を解説します。
1. プライバシーに配慮して行う
オンライン配信で懇親会を行う場合、出席者が自宅などのプライベートな場所から参加していることをふまえ、家族や同居人などへの配慮を忘れないようにしましょう。
具体的には、大きな声を出しすぎない、終了時間をきちんと決めて遵守する、部屋の様子が映り込まないよう背景を変更できるアプリを使うなどです。
2. 通信トラブル対策が必要
オンライン配信には、音声や映像の乱れ、機材のアクシデントなどの通信トラブルがつきものであり、しっかりした事前準備が必要です。
安定した通信を行えるか、通信量に余裕はあるか、推奨環境を整えておくなど、インターネット回線を確認しておくことはもちろんのこと、万が一トラブルが起きた際にどうするかという対応も周知・備えをしておきましょう。
3. 全体の様子が把握しづらい
オフラインなら一目で把握できる全体の様子も、オンライン配信の場合は把握しづらいため、進行や管理が難しいという側面があります。
内容やタイムテーブルを決めておき、きちんとコミュニケーションを図れるように司会がうまく進行を行う、参加人数が多いときはグループ分けするなど、参加者が「ただ視聴しているだけ」にならないような工夫も必要です。
オンライン懇親会はどう開催する？ 開催の流れを紹介
では、実際にオンライン配信で懇親会を開催する手順を解説していきましょう。
1. オンライン懇親会の計画を立てる・スケジュールを決める
まず、どんな目的で誰を招いて懇親会を開催するのか、計画を立ててスケジュールを決めます。内容に応じて参加対象者や人数を絞ることも大切です。
2. オンライン配信に必要な機材やツールを準備する
次に、1で決めた目的や人数に合った配信機材・ツールを準備します。必要に応じて、カメラ・マイク・照明などの機材を揃えましょう。配信ツールの選定もしなければなりません。おすすめのツールは後述します。
3. 実施するコンテンツを決める
つづいて、懇親会でどんな内容を実施するのか、ゲームなどのコンテンツを決めましょう。ビンゴ・クイズ・ジェスチャーゲームなどを行うと盛り上がります。答えを出しやすいか・早押ししやすいかなど、配信ツールとの相性もチェックしておくことが大切です。
4. 食事の内容を決める｜主催者側が準備する場合
食事や飲み物を主催者側で準備するかどうか、する場合はどんな内容にするのかも決めなければなりません。
各自で用意してもらうほうが手間はかかりませんが、みんなで同じものを食べたり飲んだりしながら進行したい場合、宅配サービスを利用して、各参加者のもとに届けてもらうという方法もあります。
5. 参加者に告知する・情報を共有する
おおよその予定が決まったら、参加者にメールなどで懇親会の開催を告知し、開催日時や参加URLなどの情報を共有しましょう。
6. リハーサルを行う
懇親会の実施前に、配信するスタッフの間でリハーサルを行って、進行の確認や配信のチェックをすることも重要です。
オンライン懇親会の配信にはどんなツールがおすすめ？
配信の流れがわかったところで、つづいては、懇親会のオンライン配信に使用するツールの選び方と、おすすめのツールを紹介します。
懇親会に合ったツールを選ぶポイントとは？
オンライン懇親会の配信ツールの選び方として、会員登録が不要・操作が簡単など、参加者の負担や手間が少ないものにすることが大切です。
また、参加できる人数や配信できる時間も、使用するツールやプランによって異なります。懇親会の規模・内容に応じて選びましょう。
おすすめツール3選を紹介
つづいて、配信ツールのおすすめとして、以下で3つのサービスを提案します。
1. Zoom
Zoomは、世界中で利用されているオンラインのコミュニケーションツールです。ZoomミーティングやZoomウェビナーなどの機能があります。
オンライン懇親会を行うなら、参加者全員が顔や声を出せるZoomミーティングがおすすめです。人数が多くなった場合は、「ブレイクアウトルーム」という機能を利用して少人数ごとにグループ分けすることもできます。
Zoomを使ってオンライン配信を実施する場合の詳しい内容は、以下の記事をあわせてチェックしてみてください。
関連記事：Zoomを利用したオンライン配信の3つの方法とは？ メリットと注意点を解説
2. Google Meet
Google Meetは、Googleが提供するオンラインビデオツールです。通信が暗号化されていたり、不正防止機能がついていたりと安全面にも配慮されています。
Googleが提供する他のサービスとも連携されているので、ビジネスとプライベートの両方の要素を持つ懇親会でも役立つのではないでしょうか。
なお、参加人数・ストレージ・使用できる機能に違いがある、4つの料金プランが用意されています。利用の際は自社に合ったものを選んでください。
3. Remo
Remo（リモ）は、懇親会・会議・イベントなどで活躍するオンライン交流ツールです。会場のカラーやデザインを選んだり、テーブルや椅子をレイアウトしたりすることが可能で、オンラインながらオフラインの会場に居合わせているような空間を演出できます。
参加者同士の交流が自由に行える点も魅力です。使い方次第で、フリータイムやゲームの時間が大いに盛り上がるのではないでしょうか。
オンライン懇親会で交流しよう！
懇親会をオンライン配信する場合、比較的低予算で行えて参加者もどこからでもアクセスできるというメリットがあります。注意点もふまえながら、目的や状況に合うオンライン配信ツールを選んで懇親会を開催し、親睦を深めましょう。
なお、オンライン配信を行う場所としてKOUTENの利用もおすすめです。自社で場所が確保できない、機材や環境が整えられない企業は、ぜひ配信スタジオKOUTENをご活用ください。
