オンライン配信
オンライン配信で行う講演会とはどんなもの？メリット・注意点・開催手順を解説
講演会のオンライン配信に興味がある、他社もやっているから自社でも検討したい、と考えている企業もあるのではないでしょうか。
密を避ける必要性などから、オンラインで講演会を行っている会社や団体は増えています。メリットも多く、ぜひ取り入れてほしい開催方法です。
そこで、今回は、オンライン講演会について詳しくお伝えします。開催時の参考として役立ててみてください。
オンライン配信の講演会とは｜インターネットで配信される講演会
オンライン講演会とは、配信用のツールを使って開催する講演会のことです。「Webセミナー」や「オンラインセミナー」と呼ばれることもあるほか、「Web」と「セミナー」をかけ合わせた用語である「ウェビナー」とも呼ばれます。
講演会のオンライン配信は、感染症対策の需要が高まったことにより普及してきました。従来のオフライン形式での講演会とは異なり、参加者を1カ所の会場に集めずに開催できる方法です。
オンライン配信の2つの形式
オンライン配信には、主に2つの配信形式があります。どんな形式なのか、それぞれの特徴を解説しましょう。
ライブ配信
ライブ配信とは、リアルタイムで配信を行う形式です。いわば生放送なので、主催者と視聴者が同じ時間を共有でき、一体感を得られます。その場でコミュニケーションを取ることができるため、視聴者の反応を感じ取りながら内容を進めることが可能です。
オンデマンド配信（録画配信）
オンデマンド配信（録画配信）とは、事前に収録した動画を配信する形式です。リアルタイムでのやりとりはできませんが、大事なところは一時停止したり繰り返し見直したりすることができるので、視聴者が理解を深めやすいというメリットがあります。
視聴者が自分の好きなタイミングで見られるのも特徴です。
オンライン配信で講演会を開催するメリット
ここからは、オンラインで講演会を実施するとどんな点がいいのか、メリットを紹介します。
居場所を問わずどこからでも参加できる
オンライン配信の場合、インターネットに接続できればどこでも参加可能。日本全国だけでなく海外にいる人も、スマートフォン・タブレット端末・パソコンを使って講演会に参加できます。
開催コストを削減できる
オンラインで講演会を行うと、従来かかっていた会場使用料・設備費・講師や自分たちの移動交通費・資料の印刷費・スタッフの人件費などの費用を削減できます。コストカットは企業にとって大きなメリットです。
これまでは全国各地に移動しながら講演会を行っていた企業も、オンライン開催によって経費削減につなげられるでしょう。
また、参加者側も移動費用がかからず、移動時間を節約できる点がメリットです。手間がかからないため、気軽に参加しやすくなります。
感染症対策に有効
オンライン講演会は、1つの会場に集まって開かれていた講演会とは異なり、人々の集合・接触を避けられるため、感染を気にせず開催できます。つまり、感染症の拡大リスクを最小限に抑えることが可能です。
ライブ配信でもアーカイブできる
ライブ配信を録画して、オンデマンドで共有することが可能です。リアルタイムで視聴できなかった人には助かるうえ、ライブ配信で視聴した人も内容を見直すことができます。
オンライン講演会を行うデメリット・注意点
講演会のオンライン開催の前に、デメリットや気をつけたい点も知っておきましょう。３つの点について解説します。
オンライン配信に慣れない参加者に配慮が必要
オンライン配信はまだ普及途中のため、初めて使う・慣れていないという参加者も多いです。遠隔では説明が難しい部分もありますが、状況によっては配信ツールの使用方法をフォローしなければなりません。
参加者のことを考え、できるだけ使いやすいツールを選ぶことも大切です。
リアル会場のような雰囲気を味わえない
リアル会場のように直接参加者の表情やリアクションを見られるわけではないので、主催者・講師側から参加者の反応が見えづらい部分もあります。言いたいことが理解できているか、疑問がないかなどがわかりにくいです。
また、会場開催のような参加者同士での空気感の共有も難しいといえます。飽きられやすく離脱されやすい点に注意が必要です。
配信中のトラブル・アクシデントの恐れ
講演会のオンライン配信中に、インターネット環境やマイク・カメラ・照明などの機材に問題が生じる可能性もあります。安定したインターネット回線を用意するとともに、事前に機材の動作チェックを行い、トラブルに備えて予備の機材を準備しておくことも大切です。
また、視聴者にも推奨環境を伝え、できれば有線LANで参加してもらうよう呼びかけましょう。
オンライン配信で講演会を開催する流れ
つづいては、オンライン講演会の実施方法について手順を追って解説します。
講演会の目的・ゴール・ターゲット設定
講演会では、目的やターゲットを絞ることが非常に重要です。講演会を開いた結果、参加者にどんなことを学んでもらい、どういうアクションを起こしてほしいのか、参加してほしい対象者はどんな人物なのかなどを決めましょう。
また、1回で終わる講演会なのか、継続的に開くのかを決めることも大切です。アプローチ方法や講演会後のフォローにも影響します。
講師を選定する
つづいて、講演会で登壇してもらう講師を決めます。講演会の内容に関するエキスパートを講師として立てましょう。講師の派遣を依頼できるサービスなどもあるので、活用する方法もあります。
なお、オンライン講演会の参加費を無料にするのか有料にするのかによって予算が変わるため、予算との兼ね合いも考慮して講師を選定しなければなりません。著名人であれば多くの参加者が期待できる分、講師料も高くなる可能性があります。
講演会の詳細を決める
講演会の大枠が決まったら、開催日時・詳しい内容・タイムスケジュールなどを詰めていきます。講師の都合や意向もあるので、相談や打ち合わせをしっかり行いながらすり合わせることが大切です。
詳細が決まってくると本番までに必要なことも見えてきて、準備がしやすくなります。ここからは、オンライン講演会当日に向けての準備を進めていきましょう。
配信環境や機材の準備・ツールの選定
オンライン配信では、安定したインターネット環境が必要なほか、PC・マイク・カメラなどの配信用機材も用意しなければなりません。特に有料で講演会を開く場合は、音質や画質にこだわったほうがよいでしょう。
また、オンライン講演会を配信するためのツール（システム）を選び、ライブ配信にするのかオンデマンド配信にするのかも決めます。ライブ配信をしたのち、見逃した方・復習したい方向けにオンデマンド配信する方法でもかまいません。
配信用のツールにはいろいろなものがあります。特徴や搭載されている機能、費用などを考えて選ぶことが大切です。
告知して参加者を募る（集客）
オンライン講演会の詳細が決まったら、ターゲットに告知して参加者を募集します。集客の方法はたくさんあるので、自社のできる方法・自社に合った方法で行ってみてください。下記に例を挙げます。
- 自社のホームページやブログに掲載
- メーリングリスト・メルマガを利用して告知
- セミナーのポータルサイトに投稿
- 自社のSNSで告知
- チラシの配布
- 有料のWeb広告を出す
できれば参加希望者のための参加登録フォームを用意し、データを集めます。参加者に講演会の視聴用リンクやリマインドを送ることも忘れずに行いましょう。
リハーサル
講演会当日が近づいてきたら、本番同様のリハーサルを行います。
タイムスケジュールに沿って進行の流れを確認し、映像の映り具合や音声の聞こえ方、スタッフの配置などをしっかりチェックしましょう。万が一何か問題があった場合は、本番までに解決しておかなければなりません。
また、視聴者から意見や質問を受け付ける場合の方法・時間なども決めておきましょう。
本番の講演会を開催
オンライン講演会の本番当日を迎えたら、配信スタッフは早めにスタンバイし、回線チェックや配信テストをして備えましょう。本番が始まったらあと戻りはできないので、予定通りに進行させます。
オンライン配信では、画面の前にいる視聴者の集中力がどうしても切れやすいため、飽きないような工夫をしながら開催することが重要です。
また、配信中の万が一のトラブルに備え、対応できる人員も配備しておくことをおすすめします。
アフターフォロー
オンライン講演会は、開催すれば終了、というわけではありません。視聴後に参加者にアンケートを取って講演会の感想を聞き、改善に努めましょう。また、次回に向けた参加者へのフォローを行うことも重要です。
自社の状況を考慮しつつオンライン配信の講演会を実施しよう
オンライン配信で講演会を開くことには、どこでも参加できる・コスト削減につながるなどたくさんのメリットがある一方、リアル開催にはない注意点もあります。自社の状況を考えたうえで開催しましょう。
なお、講演会の配信場所として、オンライン配信スタジオ「KOUTEN」の利用もおすすめします。
スタジオだけでなく、高速かつ安定したインターネット回線やプロ仕様の機材を利用できます。配信のプロであるスタッフがサポートを行うため、オンライン配信が初めての企業もぜひ検討してみてください。
