オンライン配信で会議を行うメリットと注意点とは｜配信システムを選ぶ6つのポイント

時代の変化にともない、会議をオンライン配信することが広く普及してきました。オンラインで会議を行うことには多くのメリットもあります。

そこで、今回はオンライン会議について、メリットや注意点を解説します。また、会議に使用する配信システム（ツール）の選び方にも言及するので、決めるときの参考にしてみてください。

オンライン配信で会議を行う7つのメリットとは

では、早速ここからオンライン配信で会議を行うメリットを紹介していきましょう。

1. 比較的低コストで運用できる

オンラインで配信される会議（Web会議）と似たものとして、テレビ会議があります。しかし、テレビ会議の場合は専用の回線やモニターなどの機器が必要です。

そのため、インターネット環境とデバイス（パソコン・タブレット・スマートフォンなどの端末）があれば実施できるWeb会議は、テレビ会議よりも比較的低コストで運用できるという傾向があります。

なお、オンライン配信で必要なコストについては、下記の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：オンライン配信に掛かる費用はどれくらい？｜外注の相場と押さえておきたいポイントを紹介

2. 移動時間がかからない・交通費削減

会議をオンライン開催する場合、自宅や自分の好きなところで参加できるため、移動時間がかからず交通費を削減できるという点も大きなメリットです。

会議の相手は社内の人物だけでなくクライアントである場合もあり、遠隔地の相手との商談や打ち合わせなどの際も、わざわざどちらかが出向かなくても行えます。

3. 事前準備の負担が減る

会議をオンライン配信する場合、オフラインに比べて事前準備の負担が比較的少ないという点もメリットです。たとえば会議に使用する資料を準備する際、参加人数分の枚数をコピーする必要がなくなるため、楽になるうえペーパーレスにも繋がります。

4. 感染リスクを減らせる

Web会議は自宅からリモートで参加できるので、オフラインのように直接他の参加者と接触する必要がなく、感染リスクを軽減させることが可能です。社内会議だけでなく、社外の相手との会議や営業もオンライン化することにより、不要な接触の機会を減らせます。

5. 働き方の選択肢が増える・生産性の向上に繋がる

オンライン会議はどこからでも参加できるため、リモートでもスムーズにコミュニケーションを取りながら働けるようになりました。そのため、在宅で業務についたり遠方の相手を雇用したりすることも可能になり、働き方が多様化してきています。

また、取引先のところへ行かなくても商談が可能になったことから、生産性の向上にも繋がっています。従来の働き方よりも柔軟かつ効率的になったといえるのではないでしょうか。

6. 会議に参加しやすい｜チャット機能の利用

オンライン配信システムには、リアルタイムに文字で意見や質問を投稿できる「チャット機能」を搭載したものが多いです。

オフラインの会議では、質問したいことがあったり意見を求められたりしても、発言するのが苦手という方もいます。しかし、チャット機能であれば、参加者は比較的抵抗なくコメントを送ることが可能です。

7. 時間の融通がつきやすい

オンライン会議では移動時間が不要になるため、全員がオフィスなどの同じ場所にいる必要がありません。そのため、スケジュールを調整しやすく、ちょっとしたスキマ時間でも開催しやすいです。

オンライン配信で会議を行う4つの注意点とは

前述のようにオンライン配信で行う会議にはメリットが多いですが、一方で注意点もあります。どんなところに気をつければいいのか、以下で4つの点を取り上げます。

1. 通信環境に左右されやすい・配信トラブルの可能性

オンライン配信はインターネットの接続環境に影響を受けやすく、通信速度や通信の安定具合によっては配信トラブルが起きる可能性があります。

音質や画質が悪い・会議中に急に接続が切断されるといったようなハプニングが起こるリスクに注意が必要です。前もって接続テストなどを行ったり、ネット環境を整備したりしておくことで、ある程度トラブルに備えられます。

2. セキュリティ面に注意が必要

オンライン配信では、部外者からの不正アクセスや情報漏洩など、セキュリティ上のリスクがあることも頭に入れておきましょう。アクセス制限を行う・通信データが暗号化されるなど、セキュリティ面をチェックして配信ツールを選ぶことが重要です。

また、社員が使用するデバイスのセキュリティトラブルや社員の過失による情報漏れが起こらないよう、徹底を呼びかけましょう。

3. 場の雰囲気が読み取りづらい

オフラインだと一目でわかる会議の雰囲気が、オンラインでは読みづらいという側面もあります。Webカメラをオンにして参加者の顔が見えるようにしていても、端末の小さな画面では、実際に対面する場合に比べて表情や感情を読み取りにくいです。

うなずくなどのリアクションを大きく取る・話すときははっきりと声を出すといったように、活発に参加してオンライン会議を充実したものにしましょう。

4. 大人数の参加には注意が必要

オンライン会議では、大人数が一度に参加すると、通信速度が落ちる・画質が落ちる・誰が発言したかわかりにくいなどの問題が発生することがあります。

そのため、大人数に対応できる配信ツールを使用する・必要な通信環境を整えるなど、参加人数に応じた対策を講じることも重要です。

オンライン会議を成功させる3つのポイントとは

つづいて、オンライン会議を成功に導くためのポイントについて解説します。

1. 事前準備を入念に行う｜動作確認など

会議を開く前に、カメラ・マイク・パソコンの動作確認や充電のチェックなど、事前準備をしっかり行っておきましょう。音量の確認・ハウリングしないか・映りが悪くないかなど念入りにチェックします。

2. ツールの機能を利用する｜画面共有など

画面共有やホワイトボードなど、配信ツールに備わっている機能を活用することも大切です。機能を効果的に使うことで、より充実した会議を開催できます。

3. 参加者のポイント｜照明・服装など

参加時の服装、背景画面・照明などの設定、マイクのオンオフなど、参加者に周知しておくポイントをまとめ、あらかじめ伝えておくことも重要です。また、オンライン会議に不慣れな参加者には、マナーや心構えなども前もって共有しておきましょう。

配信システムを選ぶ6つのポイントとは

ここまで見てきた内容をふまえたうえで、最後に、オンライン会議に使用する配信システムの選び方を紹介しましょう。

1. セキュリティ面をチェック

安全面の観点から、セキュリティ対策をチェックし、より強固なシステムを選ぶことが大切です。

データを外部から読み取られないよう暗号化してくれる・第三者がアクセスしないようにパスワードを設定できるなど、重要な情報や機密事項が漏洩しないような対策を取れるものを選びましょう。

2. 操作のしやすさ

操作しやすく扱いやすいかどうかもチェックしましょう。オンライン会議に不慣れな人でも、操作が難しくないものがベストです。

事前にアカウント作成が必要な場合は、登録しておいてもらわないと会議自体に参加できません。できればそのような手間がかからないシステムにしましょう。

3. 利用できる人数の上限

参加者が多くなりそうな場合、何人まで利用できるかも重要なポイントです。大人数の会議を行う場合は、特に上限をチェックしてシステムやプランを決めましょう。

参加最大人数によって利用料金が変わるシステムもあります。企業の予算にもかかわる問題のため、しっかりチェックしておくことが大切です。

4. 機能をチェック｜画面共有・アンケート機能など

システムに備わっている機能も確認します。画面共有やアンケート機能、チャット機能など、会議に必要な機能が搭載されているかどうかをチェックしましょう。

なお、機能が豊富すぎて使いきれずムダになるというパターンもあるため、各機能の内容を確認し、自社が行う会議で必要かどうか吟味することも大切です。

5. アーカイブ機能があるか

会議の様子をアーカイブとして残すことができる、「録画機能」がついていると便利です。会議の内容をあとで見返したり、議事録として残したり、参加できなかった人に共有したりすることができます。内容によっては、社員教育などにも活用することが可能です。

6. 招待機能の内容をチェック

社外の人との会議に使う場合は、相手にも同じシステムを利用してもらわなければならないため、招待機能もチェックしておきましょう。簡単に参加できるかという点や、参加できる人数、利用時間なども確認します。

ポイントを押さえてオンライン会議を成功させよう！

オンライン配信で会議を開くと、場所を問わず参加しやすく、手間やコストの面でも負担が少なくなるなど、たくさんのメリットがあることがわかりました。

会議の内容・参加対象者・参加人数なども考慮しつつ、機能やセキュリティ面など自社に適切な配信システムを選び、オンライン会議を成功させましょう。

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