参加率を上げるオンラインセミナー案内メールとは？ 掲載すべき情報と効果を上げる6つのポイント

オンラインセミナーの集客方法の一つとして、案内メールがあります。日頃からつき合いがある取り引き先など、メールアドレスがわかる相手には、メールで告知してみてはいかがでしょうか。

今回は、オンラインセミナーの上手な案内メールの作り方について、例文も含めて紹介します。送信時のコツもお伝えするので、メールでより効果的なセミナー集客を行いたい企業は、ぜひ参考にしてみてください。

セミナー案内メールにはどんな情報を掲載するべき？

オンラインセミナーを開催することが決まったら、メールで案内する場合があります。では、オンラインセミナー案内メールにはどのような情報を掲載すればいいのか、具体的に見ていきましょう。

なお、オンラインセミナーの詳細については、以下の記事をチェックしてみてください。
参考記事：オンラインセミナーとはどんなもの？｜配信方法やメリット・デメリットも解説

1. 件名｜セミナーの内容がわかるものを

まずは、メールの件名です。どんなセミナーを開くのか、クリックしなくても内容がわかるようにします。メールを開いてもらえるかどうかは件名にかかっているため、魅力的なキーワードを入れるなどの工夫も必要です。

2. イントロ・挨拶文｜長すぎないように注意

つづいて、メール本文にうつります。冒頭のイントロダクションでは、シンプルな挨拶文とともに、簡単なアピール文を入れます。参加するメリットや、他のセミナーとの違いなどを記載するのがおすすめです。

ただし、あくまでも序章の部分なので、盛り込みすぎて長くならないように注意しましょう。

3. オンラインセミナーの詳細｜目的・講師など

次に、メインのセミナーの詳細情報を記載します。入れるべき具体的な項目をお伝えします。

セミナーの基本的な情報｜開催日時・費用など

まずは、セミナーの基本情報が必要です。開催日時・開催方法（どのような配信ツールを使うか）・参加費用などを記載しましょう。

セミナーの目的・ゴールなど

次に、オンラインセミナーを開催することの目的や、参加することによるゴール（どういう状態になるのが目標か）などを記載します。セミナーに参加すると有意義な時間を過ごせそうだ、と感じてもらえれば、メールを先に読み進めてもらえる可能性が高まるでしょう。

ゴールの設定については、あとの章で詳しくお伝えします。

セミナー講師の紹介

どのような人物がセミナーを行うのか、セミナー講師についても紹介しましょう。

メールを受け取った相手が「この講師の話は聞く価値があるのか」ということを不安に感じていた場合、講師の経歴・キャリアや過去の実績などを伝えることで信用性につながります。なお、著名人であれば、ネームバリューだけで魅力が伝わることもあります。

申し込み方法

どのような申し込み方法があるのかも忘れずに記載します。専用フォームへの回答・メールへの返信・Webページでの受付など、いくつかの申し込み方法を用意しておくことがおすすめです。

4. 会社情報や配信解除の案内

メールの一番最後（フッター）には、メールの発信元や会社情報、案内メールの配信解除方法などを掲載しておくことも大切です。

参加率を上げたい！ 効果的なメールを作成する6つのポイント

ここからは、前章で見てきたような内容を盛り込みつつ、オンラインセミナーの参加率を上げるのに効果的な案内メールを作成するためのポイントを説明していきます。

1. セミナーのターゲットを明確にしよう

まずはどんな人に参加してほしいのか、セミナーのターゲットを具体的に設定することが大切です。ターゲットがあいまいでは、メールを受け取った相手は自分事としてとらえることができません。

セミナーで伝える内容に関して、初心者なのか基礎知識を持っている人なのかといったターゲットのレベルも考慮しながら、ターゲット層にあわせて文面や構成を考えましょう。

2. セミナーのゴールを設定しよう

ターゲットを明確にしたら、ターゲットが実際にセミナーに参加することによって、どのような状態になるのがゴール（目標）なのかも設定します。ただし、セミナーの時間を考え、詰め込みすぎず時間内にできる範囲を考えることが大切です。

ゴールが決まったら、セミナーの詳細情報の文面に入れ込みます。

3. セミナーに参加するメリットを伝える

1と2をふまえ、ターゲットがセミナーに参加することのメリットも伝えましょう。たとえば、ここでしか聞けない話を聞ける、～～という学びを得られる、～～という特典があるなどです。メリットを明記すると、興味を持ったターゲットが反応しやすくなります。

4. 開封されやすい時間帯に送信しよう

忙しい時間帯を避け、比較的開封してもらいやすい時間帯に送信することもポイントです。ビジネス向けであれば、9時や13時（朝や午後の始業時）などを狙うとメールボックスの上部に表示されやすく、開封率が高いといわれています。

また、午前8時～10時の間はオンラインセミナーの申し込み率が高い、ともいわれているため、送信時の目安にしてみてはいかがでしょうか。

複数回アプローチしてみよう

案内メールは1回送って終わりではなく、何回か送ってみるのもコツです。同じメールを送るのではなく、開催期日が近づくごとに文言を変えてアプローチすると、反応が増えやすくなります。

1週間前・3日前・前日といった具合に間隔をあけて送信します。送りすぎもしつこくなるので、2～3回にとどめるように注意しましょう。

5. 資料やチラシを添付しよう

メールでは内容が不十分になりそうな場合は、参加検討の材料となるように、資料やチラシを添付したり、セミナー案内用のWEBページを作ってリンクを載せたりするのもおすすめです。

6. アクション誘導は複数用意しよう｜リンク・ボタンなど

セミナーに興味を持った人を詳細ページへ誘導する手段は、複数用意しておくことも重要です。アンカーリンクやボタンを設置して、アクションしやすいような文言を添えましょう。

リンクの文言はわかりやすく

アンカーリンクのテキストはオンラインセミナーの名称などに設定し、ぱっと見てどんな内容に飛ぶのかわかるようにしておくことも大切です。「こちら」のような抽象的な文言は避けましょう。

オンラインセミナー案内メールの例文を紹介！

では、ここまでの内容をもとに、実際のセミナー案内メールの例文を見ていきましょう。テンプレートとして活用していただいてもかまいません。

例文1：初回に送信する案内メール

1つ目は、初回にターゲット全員に送る、セミナーについて案内するメールの例文です。

「件名：【〇月〇日】～～を学べる無料オンラインセミナーのご案内

株式会社〇〇
〇〇〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇社の〇〇〇です。

このたび弊社では、～～に関するオンラインセミナーを開催する運びになったため、ご案内いたします。

～～に詳しい専門家の〇〇氏をお招きし、～～の基本的な使い方や応用テクニックなどを解説していただく予定です。
プロの～～に関するワザを身につけていただける貴重な機会で、〇〇〇〇様にもぜひご参加いただきたく思っております。

【セミナー詳細】
タイトル：～～を活用した～～～～セミナー
開催日時：〇年〇月〇日　〇時～〇時
参加費：無料
開催方法：～～というツールを利用してのオンライン開催
内容：～～～～
講師：〇〇氏

その他、ウェビナーの詳細については以下の特設フォームでもご覧いただけます。
https://～

【申し込み方法】
参加のお申し込みは、下記の申し込みフォームからお願いいたします。
https://～
（ボタン設置）

ご不明な点がございましたら、〇〇〇までお気軽にご連絡ください。
〇〇〇〇様のご参加を心よりお待ちしております。

〇〇社
担当：〇〇〇
メールアドレス：～～～
電話番号：～～～」

例文2：参加申し込みされた方に送信する案内メール

2つ目は、参加申し込みをしてくれた相手に対し、期日が近づいてきた頃に改めて送信する案内メールの例文です。

「件名：【いよいよ明日】『～～を活用した～～～～セミナー』の受講について

株式会社〇〇
〇〇〇〇様

お世話になっております。
〇〇社オンラインセミナー事務局です。

先日は、弊社の『～～を活用した～～～～セミナー』へお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
開催が明日に迫りましたので、改めてご連絡させていただきました。
以下の内容をご確認くださいませ。

【セミナー詳細】
タイトル：～～を活用した～～～～セミナー
開催日時：〇年〇月〇日　〇時～〇時
開催方法：～～というツールを利用してのオンライン開催
内容：～～～～
講師：〇〇氏

なお、開始時刻の約10分前になりましたら、以下の視聴リンクよりアクセスしてご待機ください。
https://～～～～

ご不明点などがございましたら、下記の連絡先までお問い合わせください。
それでは、明日のご参加をお待ちしております。

〇〇社オンラインセミナー事務局
メールアドレス：～～～～
電話番号：～～～～」

ポイントを押さえて効果の高い案内メールを作成しよう！

オンラインセミナーの案内メールでは、セミナーの基本情報を載せるだけでなく、ターゲットやゴールを明確にして相手に響きやすい内容にすると、効果が高まりやすくなります。今回の内容を参考に、効果的なメールを送信してセミナーの参加率向上につなげましょう。

KOUTENはZoomやYouTubeの生配信に対応したスタジオで、オンラインセミナーの開催拠点としてもおすすめです。配信を検討している企業は、ぜひお気軽にお問い合わせください。